介護現場では、慢性的な人手不足や業務量の増加を背景に、記録業務の効率化が大きな課題となっています。こうした状況のなかで注目されているのが、介護記録のデジタル化です。紙やExcelで行っていた記録を、専用の介護記録システムへ移行する事業所は年々増えています。

背景には、国全体で進められている介護DXの流れがあります。記録・申し送り・情報共有をデジタル化することで、職員の負担を軽減し、ケアの質を維持・向上させることが求められています。一方で、「本当に現場で使いこなせるのか」「デメリットはないのか」といった不安を抱えたまま、検討が止まってしまうケースも少なくありません。

本コラムでは、介護記録のデジタル化について、メリットだけでなくデメリットも正直に整理し、導入判断に活かせる視点を提供します。

介護記録のデジタル化とは、日々のケア記録や申し送りを紙やExcelで管理するのではなく、専用の介護記録システムで一元管理することを指します。入力はPCだけでなく、タブレットやスマートフォンから行えるケースが多く、現場での記録がリアルタイムに共有される点が特徴です。

紙記録では、記入漏れや読み間違い、保管スペースの問題がつきまといます。Excel管理の場合でも、ファイルの分散や更新漏れが起こりやすく、情報共有にタイムラグが生じがちです。デジタル化は、こうした「記録が原因で発生するムダ」を減らすための手段として位置づけられます。

デジタル記録では、定型文やテンプレート入力、選択式の項目を活用できるため、手書きやExcel入力と比べて記録時間を短縮しやすくなります。実際に、1記録あたり数分の短縮が積み重なり、1日あたりの業務時間に大きな差が生まれるケースもあります。

入力された記録は即座に共有され、申し送りや確認作業が効率化されます。夜勤・日勤間の情報伝達ミスが減り、「伝えたつもり」「見ていなかった」といったトラブルの防止にもつながります。

過去の記録をキーワードや期間、利用者ごとに検索できる点も大きなメリットです。紙ファイルをめくる手間がなくなり、実地指導や監査対応の際にも迅速に資料を提示できます。

クラウド型のシステムでは自動バックアップが行われ、災害や事故による記録消失リスクを軽減できます。長期保管が必要な介護記録において、安心材料のひとつとなります。

記録の抜け漏れや表現のばらつきを減らすことで、実地指導時の指摘リスクを抑えやすくなります。加算算定に必要な記録の整理もしやすく、管理者の負担軽減につながります。

デジタル化には多くのメリットがありますが、万能ではありません。導入前に把握しておきたいデメリットも存在します。

代表的なのが初期コストです。システム利用料や端末導入費が発生するため、費用面の不安を感じる事業所は少なくありません。また、操作に慣れるまで一定の時間が必要で、職員のITリテラシーに差がある場合は、定着まで工夫が求められます。

さらに、システムトラブルやネットワーク障害への不安、紙記録への慣れからくる心理的抵抗感も、導入をためらう要因になりやすいポイントです。

これらのデメリットは、適切な対策を講じることで多くが軽減できます。初期コストについては、補助金や助成金を活用することで負担を抑えることが可能です。実際に、介護記録システム導入は補助金対象になりやすい分野のひとつです。

操作面の不安に対しては、導入時のサポート体制やマニュアルの充実度が重要になります。段階的に紙と併用しながら移行することで、現場の混乱を最小限に抑える方法も有効です。

デジタル化を検討する際には、費用面の全体像を把握しておくことも重要です。
ケアベースの料金体系やプラン構成については、以下のコラムで詳しく解説しています。

carebase（ケアベース）料金プラン徹底比較｜目的別の選び方【2025年版】

介護記録のデジタル化を検討する際、「結局、何がどれだけ変わるのか」が見えないと判断が難しくなります。ここでは、紙記録とデジタル記録を主要項目ごとに比較します。

このように、日常業務の効率と管理面ではデジタル記録が優位である一方、初期コストや操作習得といったハードルも存在します。重要なのは、「どの項目を重視するか」を事業所ごとに整理することです。

介護記録のデジタル化は、同じシステムを導入しても「うまく定着する事業所」と「現場で使われなくなる事業所」に分かれることがあります。その差を生むのは、システムの性能そのものよりも、導入時の考え方や進め方にあるケースがほとんどです。

うまくいっている事業所に共通しているのは、「現場の業務を変えること」よりも、「現場の負担を減らすこと」を優先している点です。
記録項目や入力ルールを、現場の実情に合わせて整理したうえで導入しているため、「システムに合わせて働き方を変える」状態になりにくく、自然に業務に組み込まれていきます。

また、導入初期から完璧な運用を目指していないことも特徴です。
まずは一部の業務や記録から使い始め、現場の声を拾いながら調整していくことで、「使いづらさ」が大きな不満になる前に改善されています。このプロセスがあることで、職員の心理的なハードルも下がり、「思ったより負担が増えなかった」という評価につながりやすくなります。

一方で、つまずきやすいケースとして多いのが、「とにかく紙をやめること」をゴールにしてしまうパターンです。業務フローの整理や説明が不十分なまま一斉切り替えを行うと、入力ルールが曖昧になり、結果として記録の質や業務効率が下がってしまうこともあります。

デジタル化を成功させるために重要なのは、
「現場がどう使うか」「何が楽になるのか」を、導入前に共有しておくことです。
この視点を持つことで、デジタル化は“負担の増える変化”ではなく、“現場を支える仕組み”として機能しやすくなります。

次のような状況が当てはまる場合、介護記録のデジタル化は検討価値が高いといえます。

• 記録業務が残業や業務圧迫の原因になっている
• 申し送りミス・情報の行き違いが起きやすい
• 実地指導や加算対応の準備に時間がかかる
• 職員の入れ替わりがあり、記録教育に負担を感じている

逆に、「今すぐ全てを変える必要はない」と感じる場合でも、一部業務からのデジタル化という選択肢もあります。

介護記録システムを選ぶ際には、機能の多さだけでなく「現場で使い続けられるか」が重要です。ケアベースは、直感的に操作できるUI設計と、導入時のサポート体制により、デジタル化への不安を軽減しながら移行を進められる点が特徴です。

段階的な導入支援や、事業所の運営形態に合わせた活用提案により、「まずは使ってみる」状態を作りやすいのもポイントです。

介護記録システム選定では、「機能で何ができるのか」を具体的に知ることも欠かせません。
以下のコラムでは全機能一覧をまとめています。

carebase（ケアベース）全機能一覧 〜記録・マニュアル・申し送りを網羅した完全ガイド〜

介護記録のデジタル化は、業務効率化や情報共有の質を高める一方で、導入方法を誤ると現場の負担になる可能性もあります。だからこそ、メリットだけでなくデメリットも正しく理解し、自事業所に合った進め方を選ぶことが重要です。
比較表や事例を参考にしながら、「どこを改善したいのか」「何を優先したいのか」を整理することで、デジタル化は現場を支える心強い手段になります。

特に重要なのは、「デジタル化そのもの」を目的にしないことです。記録時間を短縮したいのか、申し送りミスを減らしたいのか、実地指導への対応を楽にしたいのか、事業所ごとに課題は異なります。目的が明確になれば、必要な機能や導入範囲も自然と絞り込めます。

また、すべてを一度に切り替える必要はありません。紙と併用しながら一部業務から始める、特定のユニットで試験的に導入するなど、段階的な進め方を選ぶことで、現場の不安や抵抗感を抑えながら移行することが可能です。
デジタル化は「我慢して慣れるもの」ではなく、「現場が楽になるための仕組み」です。無理のないペースで取り入れることが、結果的に定着と効果につながります。

介護記録のデジタル化を検討中の方は、
carebase（ケアベース）の機能・導入イメージ・サポート内容をまとめた資料をご活用ください。
事業所の規模や課題に合わせた導入検討に役立ちます。

• ケアベース導入で何が変わる？現場の声から見る効果と成功事例【施設実績公開】
• carebase（ケアベース）の使い方完全ガイド―初期設定から日常業務まで徹底解説
• carebase（ケアベース）料金プラン徹底比較 ─ 目的別最適プラン選び方【2025年版】