介護現場では、「記録を効率化したい」「入力時間を減らしたい」という声が多く聞かれます。しかし、単にツールを導入しても、現場の課題が解消されないケースは少なくありません。原因は、教育や運用ルールが追いついていないためです。新人が記録の方法を覚えられない、職員ごとに記録の書き方が違う、確認漏れが発生するなど、こうした属人化やヒューマンエラーは、記録方法の「ばらつき」から生まれます。

そこで注目されているのが、「教育×マニュアル×記録効率化」を連動させた取り組みです。本記事では、「介護記録 効率化」を主軸に、「動画マニュアルを使った教育設計」「定着化の手法」「運用ルールの作り方」を具体的なチェックリスト付きで解説します。

教育を効率化するうえで重要なのは、「誰でも同じように覚えられる仕組み」をつくることです。紙や口頭での説明では情報が伝わりにくく、時間もかかります。
そこで、動画マニュアルが効果を発揮します。短時間の動画で操作手順や注意点を視覚的に理解できるため、習熟までの時間を大幅に短縮できます。
教育担当者の負担も軽減され、定着率も上がります。

✔️ 現状の教育フローを可視化した
　誰が、どの手順で、どのように教えているかを整理。

✔️ 教育内容を3〜5分の短い動画に分割
　一度に覚える情報量を減らし、集中しやすく。

✔️ 動画は「見る・真似る・確認する」流れで構成
　実際の画面・操作例・注意点を順に説明。

✔️ 動画視聴後のチェックテストや口頭確認を設定
　理解度を測定し、習熟度に応じて次のステップへ。

✔️ 職員が自分で学べる仕組みを整えた
　スマホやタブレットからいつでも視聴できるようにする。

動画マニュアルは「新人教育専用」ではなく、既存スタッフの復習・アップデートにも使えます。
特に記録システムの更新や機能追加時に、動画を更新して共有することで常に最新情報を維持できます。

せっかく動画マニュアルを整備しても、「現場で使われない」状態では意味がありません。
定着化には、「アクセスのしやすさ」「更新の仕組み」「評価の仕組み」が鍵になります。

動画を保管して終わりではなく、日常業務に組み込むことが大切です。
定期研修や朝礼、申し送りのタイミングでの活用など、自然に触れる環境づくりを意識しましょう。

✔️ 動画マニュアルをどこからでも開ける環境を整備
　共有フォルダ・クラウド・QRコードなどを活用。

✔️ 定期的に視聴を促す仕組みを設定
　月1回の振り返りの時間を設けるなど。

✔️ 現場からのフィードバックを受け取る仕組みを整備
　「わかりづらい箇所」などの意見を反映して改善。

✔️ 更新担当者を明確にした
　誰がいつ動画を更新するか、責任範囲を明確化する。

✔️ 定着度を可視化した
　視聴履歴や理解度、業務改善の成果を記録・共有。

動画を「一方的に配信するだけ」にせず、現場の声を反映させることで定着率が大きく向上します。
更新や改善を繰り返すサイクルを回すことが重要です。

教育と定着が進んだら、次は「運用ルール」を整える段階です。
ルール化によって、誰がいつ、どのように記録・確認を行うかが明確になり、属人化を防げます。

たとえば、

・新人は動画を見てから初回入力を行う

・申し送り前には必ず記録内容をチームで確認

・新機能が追加されたら動画を更新し、全体周知

といったルールを設けることで、業務がスムーズになります。

✔️ チーム内で記録・教育に関するルールを策定
　入力タイミング、担当者、共有方法を明確に。

✔️ 動画マニュアルの更新ルールを設定
　新機能や運用変更時にどのタイミングで更新するか決める。

✔️ マニュアルの保管・共有場所を統一
　クラウドや共有ドライブで一元管理。

✔️ 定期レビューの仕組みを設ける
　月次または四半期ごとに内容や運用を見直す。

✔️ 教育・記録の改善を評価に反映
　定着率や改善提案を人事評価や目標管理に活かす。

ルール化は「縛り」ではなく「チームの安心材料」です。
全員が共通認識を持つことで、記録の質が安定し、現場全体の信頼性が高まります。

教育・定着・運用の3ステップを整備することで、次のような効果が期待できます。

・記録時間の短縮

・記入ミスや漏れの減少

・教育担当者の負担軽減

・職員間の連携強化

・システム導入・変更時のスムーズな移行

このように、「記録効率化」＝「教育の効率化」でもあるという視点が、今後の介護現場には欠かせません。

介護現場の効率化を進めるうえで重要なのは、「仕組みを人に合わせる」ことです。
動画マニュアルを軸に教育・定着・運用ルールを組み合わせることで、属人化を防ぎ、チーム全体のパフォーマンスを底上げできます。

日々の記録に追われる現場だからこそ、“誰でも・いつでも・同じように” 記録できる仕組みをつくることが、最終的な効率化につながります。

教育・マニュアル・記録を一体化して運用するには、現場の動きにフィットするシステムが欠かせません。
そこでおすすめしたいのが、CareBase（ケアベース）です

CareBaseは、介護現場の声をもとに開発されたクラウド型の記録・申し送り・マニュアル管理システム。
「入力のしやすさ」「情報共有の速さ」「教育のしやすさ」を兼ね備え、
現場の“人に依存しない仕組み化”をサポートします。

テンプレート登録で記録を標準化
よく使う介助内容や観察項目をテンプレート化し、誰でも同じ基準で記録可能。
新人でもベテランと同じ品質で入力できます。

申し送り・記録・LIFE対応を一元管理
日々の記録内容を自動で申し送りに反映し、重複入力や確認漏れを削減。
LIFE提出や加算対応もスムーズに行えます。

マニュアル・動画機能で教育を支援
操作手順や注意点を動画で記録・共有できるため、研修も効率化できます。
教育担当者の負担を軽減し、スキル定着を促します。

導入から定着までの安心サポート体制
現場へのヒアリングから初期設定、職員研修まで丁寧にサポート。
「ITが苦手」「デジタル化が不安」という施設でも安心して導入できます。

このように、CareBaseは「記録の効率化」と「教育の仕組み化」を両立させるための、現場に寄り添うデジタルツールとして全国の介護施設で導入が進んでいます。
記録負担を減らしながら、教育・共有・安心が循環するチームづくりを目指すなら、まずCareBaseの仕組みを取り入れてみるのも一つの選択肢です。

誰でもカンタン・シンプルに。
記録を漏らさない、忘れない、見逃さない。

carebaseの詳細資料や導入事例集を無料でダウンロードいただけます
※ご相談は無料です。お気軽にお問い合わせください。