介護現場では今、「記録に時間がかかる」「申し送りミスが起きる」「紙の管理が大変」といった課題が深刻化しています。特に、紙ベースの介護記録は、転記作業やファイル保管、情報共有の遅れなど、現場スタッフの負担増加につながりやすい運用です。

こうした背景から、近年は介護記録の“電子保存”へ切り替える施設が増えています。タブレットやスマートフォンを活用し、その場で記録・共有できる環境を整えることで、業務効率化や情報共有の改善につながるためです。

一方で、「電子保存は法律的に問題ないのか」「紙の記録は残す必要があるのか」「どう移行すれば失敗しないのか」と不安を感じる施設担当者も少なくありません。

この記事では、介護記録の電子保存の基本から、保存期間や法的要件、紙運用から移行する具体的な手順、導入時の注意点までをわかりやすく解説します。

介護記録の電子保存とは、これまで紙で管理していた介護記録を、パソコンやタブレット、スマートフォンなどを使ってデータとして保存・管理することです。
例えば、以下のような記録が電子化の対象になります。

• 日々の介護記録
• バイタル記録
• 申し送り
• 事故報告書
• ケアプラン関連書類
• 研修記録

従来の紙運用では、手書きした内容をあとから転記したり、ファイルを探したりする手間が発生していました。しかし電子保存では、入力した情報をリアルタイムで共有できるため、情報確認や記録管理がスムーズになります。
また、最近ではクラウド型の介護記録システムも増えており、施設外からでも必要な情報を確認しやすくなっています。

介護業界で電子保存が進んでいる背景には、慢性的な人手不足があります。
限られた人数で業務を回す必要がある中、紙の記録運用では以下のような負担が発生しやすくなります。

• 記録作成に時間がかかる
• 申し送り漏れが起きる
• 夜勤帯で情報確認に時間がかかる
• 書類保管スペースが必要になる

さらに、ICT化やDX推進の流れもあり、介護施設にも効率的な情報管理が求められるようになっています。
特に近年は、外国人スタッフの増加や多職種連携の重要性が高まっており、「誰でも同じ情報を確認できる環境」を整える必要性が高まっています。

電子保存の大きなメリットの一つが、記録業務の効率化です。
紙運用では、

• メモをあとで清書する
• 同じ内容を複数箇所へ転記する
• ファイルへ綴じる

といった作業が発生しやすく、記録だけで多くの時間を使ってしまうケースがあります。
電子化することで、その場で入力・保存できるため、二重入力や転記作業を削減しやすくなります。
また、テンプレート入力に対応しているシステムを活用すれば、さらに記録時間の短縮につながります。

電子保存では、入力した情報をリアルタイムで共有できます。
例えば、

• 日勤から夜勤への申し送り
• 看護職との連携
• 管理者による状況確認

などがスムーズになり、伝達漏れや確認ミスを防ぎやすくなります。
紙運用では「ノートを見ないと分からない」「口頭でしか共有されていない」という状況も起きやすいですが、電子化によって必要な情報へすぐアクセスできるようになります。

電子保存では、過去の記録を検索しやすい点もメリットです。

紙ファイルの場合、
「数年前の事故記録を探したい」
「特定利用者の記録を確認したい」
となると、保管棚から探し出す必要があります。

一方で電子保存なら、利用者名や日付検索で必要な情報を素早く確認できます。

監査時の書類提出もスムーズになり、管理者の負担軽減につながります。

紙記録を長期間保管する場合、大量のファイルやキャビネットが必要になります。
電子保存へ移行することで、

• 保管スペース削減
• 印刷コスト削減
• 紙管理の手間削減

につながります。
また、災害時の紛失リスクを減らしやすい点も、電子保存の大きなメリットです。

介護記録は、一定の条件を満たせば電子データで保存することが認められています。
ただし、「電子化すれば何でもよい」というわけではありません。適切に管理・保存できる状態を維持する必要があります。
そのため、介護記録システムを選ぶ際は、法的要件に対応しているか確認することが重要です。

-真正性の確保
記録が改ざんされていないことを確認できる状態が必要です。
例えば、

• ID・パスワード管理
• 操作履歴の保存
• 権限設定

などが重要になります。

-見読性の確保
必要な時に記録を閲覧・印刷できる状態を維持する必要があります。
監査時にすぐ確認できることも重要です。

-保存性の確保
長期間、安全にデータを保存できることも必要です。
具体的には、

• 自動バックアップ
• 災害対策
• サーバー管理

などが求められます。

介護記録には、一定期間の保存義務があります。
主に以下のような書類が対象です。

※自治体やサービス種別によって異なる場合があるため、最新情報の確認が必要です。

介護記録の電子保存を成功させるには、いきなり全面導入するのではなく、段階的に進めることが重要です。
ここでは、現場負担を抑えながらスムーズに移行するための基本ステップを紹介します。

まずは、現在どのように記録業務を行っているかを整理します。
確認したいポイントは以下の通りです。

• どの書類が紙運用になっているか
• 二重入力・転記作業が発生していないか
• 誰が・どこで・いつ記録しているか
• 申し送りは紙・口頭どちら中心か
• 記録作業にどれくらい時間がかかっているか

現状を把握することで、「どこを電子化すると効果が大きいか」が見えやすくなります。

最初からすべての記録を電子化しようとすると、現場負担が大きくなる場合があります。
そのため、まずは一部業務から始める方法がおすすめです。
例えば、

• 申し送りだけ電子化する
• バイタル記録から導入する
• 一部ユニットのみ試験導入する

など、段階的に進めることでスタッフも慣れやすくなります。
現場状況に合わせて、無理のない導入範囲を決めましょう。

電子保存を進める上で、システム選びは非常に重要です。
機能の多さだけでなく、“現場で使いやすいか”を重視する必要があります。
比較したいポイント例：

• スマホ・タブレット対応
• 入力のしやすさ
• 外国人スタッフでも使いやすいか
• セキュリティ対策
• サポート体制
• 申し送り・マニュアル共有機能

実際に現場スタッフが操作しやすいかどうかを確認することが、定着率向上につながります。

電子化後の混乱を防ぐためには、事前に運用ルールを決めておくことが重要です。
例えば、

• いつ入力するか
• 修正時のルール
• アカウント管理方法
• 端末持ち出しルール
• パスワード管理方法

などを整理しておくことで、スムーズな運用につながります。
特に個人情報を扱うため、セキュリティルールは明確化しておきましょう。

システム導入時は、スタッフへの説明や研修も欠かせません。
特にICTに不慣れなスタッフが多い場合は、実際に触りながら慣れてもらうことが重要です。
おすすめの進め方：

• 小規模から試験導入する
• 現場リーダーを中心に運用開始する
• 操作マニュアルを整備する
• 現場の声を反映しながら改善する

「現場に合わせて調整しながら進める」ことで、電子保存は定着しやすくなります。

導入初期は、紙と電子を併用するケースもあります。
ただし、二重運用が長引くと、かえって業務負担が増えてしまいます。
そのため、

• 完全移行の時期を決める
• 不要な紙記録を整理する
• 電子化後の運用を定着させる

ことが重要です。
段階的に紙運用を減らしながら、現場に合った電子保存体制を整えていきましょう。

電子化しても、入力項目が多すぎたり操作が複雑だったりすると、かえって現場負担が増えてしまいます。
そのため、
「現場が使いやすい設計か」
「入力が簡単か」
という視点が非常に重要です。

移行期間中は紙と電子を併用するケースがありますが、長期化すると二重入力の負担が発生します。
そのため、

• 移行スケジュールを決める
• 段階的に紙を減らす
• 完全移行の目標を設定する

ことが重要です。

介護記録には個人情報が含まれるため、セキュリティ対策は欠かせません。
例えば、

• 端末紛失対策
• アクセス権限管理
• 通信暗号化
• バックアップ管理

などを確認する必要があります。

介護現場では、記録だけでなく、

• 申し送り
• マニュアル共有
• 新人教育
• 研修管理

なども重要な業務です。
そのため、記録だけ電子化しても、情報共有が分散していると現場負担が残りやすくなります。

carebase（ケアベース）は、介護記録だけでなく、申し送りやマニュアル、研修情報まで一元管理できる介護現場向けの情報共有ツールです。
スマートフォンやタブレットから利用できるため、現場ですぐ情報確認・入力しやすく、業務効率化につながります。
また、クラウド環境でデータを安全に管理しており、個人情報保護にも配慮されています。

• 介護記録をリアルタイム共有
• 申し送り漏れを防止
• 動画マニュアルで教育効率化
• ペーパーレス化を推進
• クラウド環境で安全に情報管理
• 外国人スタッフとも情報共有しやすい

介護記録の電子保存は、記録業務の効率化だけでなく、情報共有や監査対応の改善にもつながります。
一方で、単に紙をデータ化するだけではなく、運用ルールや現場の使いやすさまで含めて設計することが重要です。
特に、

• 現場負担を増やさないこと
• 情報共有をスムーズにすること
• 安全にデータ管理できること

が、電子保存を成功させるポイントになります。

「紙記録からスムーズに移行したい」
「申し送りや情報共有も改善したい」
「安全な記録管理を実現したい」

という施設は、carebase（ケアベース）のように、記録・情報共有・教育をまとめて管理できる仕組みを活用することで、現場負担を抑えながらICT化を進めやすくなります。

介護記録の電子保存を進める際は、単に「紙をデータ化する」だけではなく、現場で無理なく運用できる仕組みづくりが重要です。

carebase（ケアベース）では、介護記録の電子保存だけでなく、申し送り・マニュアル・研修情報まで一元管理できるため、現場全体の業務効率化につながります。
また、スマートフォン・タブレット対応により、その場で記録・共有しやすく、クラウド環境で安全な情報管理を実現できます。

「紙運用から切り替えたいけれど、何から始めればいいかわからない」
「現場負担を減らしながら電子化したい」
「記録・情報共有・教育をまとめて改善したい」

という施設は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
介護現場に合った記録運用・情報共有の仕組みづくりを、carebase（ケアベース）がサポートします。

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