carebase（ケアベース）コラム
2026.6.26
介護記録システムの正しい選び方｜施設規模・課題別チェックリストと導入後に後悔しないための5つの確認ポイント
はじめに：「記録だけ導入」では業務効率化は半分しか実現しない
介護記録システムの導入を検討する施設が増えています。しかし、「記録機能だけ導入して申し送りや教育は別のツール」という選択をすると、情報の断絶や二重入力が発生し、業務負担が思ったほど減らないことがあります。
本記事では、介護記録システムの比較・選定時に見落とされやすいポイントを、施設規模・課題別チェックリストと5つの確認ポイントに整理して解説します。
【施設規模・課題別】記録システム選定チェックリスト
小規模施設（定員50名未満）の場合
- 月額費用が施設規模に合った価格帯か
- 初期費用・設定費用の有無と内容
- 管理者1名でも運用できるシンプルな管理画面か
- スマートフォン・タブレット対応（PC購入不要か）
- サポート体制が手厚いか（電話・チャット・訪問対応）
中〜大規模施設（定員50名以上）または多拠点法人の場合
- 本部から全施設への情報配信・一括管理ができるか
- 施設ごとの利用状況・研修完了率をダッシュボードで確認できるか
- 複数施設の職員を一元管理できるか
- セキュリティ・アクセス権限管理の柔軟性
- API連携・他システムとの接続実績
外国人スタッフが在籍している施設の場合
- 多言語対応（UI・マニュアルのAI翻訳）があるか
- 外国人スタッフ専用の研修コースを設計・配信できるか
- 特定技能・技能実習生の法定研修管理に対応しているか
新人教育・人材育成に課題がある施設の場合
- 動画・画像・テキストを組み合わせたマニュアル作成機能があるか
- 学習コースの設計・受講進捗管理ができるか
- 法定研修の実施記録が自動保存・監査対応できるか
導入後に後悔しないための5つの確認ポイント
確認ポイント①：申し送り機能と連携しているか
記録と申し送りが別システムでは、情報の転記が発生し二重入力の手間が生まれます。記録した内容が申し送りに自動連携される、または申し送りと一体で管理できるシステムを選びましょう。
確認ポイント②：教育機能（マニュアル管理）が含まれているか
「記録は電子化したが、教育は紙のまま」という施設が多くあります。教育機能と記録機能が同一プラットフォームで動くことで、スタッフの情報習得と実際のケア品質が連動します。
確認ポイント③：多言語対応があるか
外国人スタッフの割合が増える介護現場では、マニュアルや記録フォームの多言語対応が重要です。AI翻訳機能の精度とサポート対象言語を確認しましょう。
確認ポイント④：サポート体制の継続性
導入時だけサポートがあって後は放置、というパターンは要注意です。定期的な運用改善提案・担当者による継続サポートがあるかどうかを確認してください。
確認ポイント⑤：助成金対応の実績とサポート
介護ICT導入には、厚生労働省の「職場環境等要件」や自治体独自の助成金が活用できるケースがあります。ベンダー側で助成金の調査・申請サポートを行っているかを確認しましょう。
「記録だけ」ではなく「業務全体」を効率化するシステム選び
最終的に重要なのは、介護記録システムを単体で評価するのではなく、「業務全体の効率化に貢献するか」という視点で選ぶことです。
記録・申し送り・教育（マニュアル管理・法定研修管理）が一体化したシステムを選ぶことで、情報の断絶を防ぎ、スタッフの負担を総合的に下げることができます。
ケアベース（carebase）は、記録・申し送り・教育の3機能を一体で提供する介護現場特化型クラウドシステムです。直感的なUI設計と継続サポート体制により、導入後の定着率が高いと評価いただいています。
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