介護の現場では「申し送り」が欠かせません。
夜勤から日勤、あるいは複数のシフト間での情報伝達は、ケアの質を左右する重要な業務です。
しかし実際には、情報の書き方が統一されていなかったり、紙や口頭で分散していたりするため、必要な情報が漏れてしまうことが少なくありません。

この記事では、申し送りの漏れを防ぎ、現場の負担を減らすための具体的な方法として、「使いやすいテンプレートの活用」と「記録連携機能の活用」を中心に、日々の業務フローの中で実践できるコツをご紹介します。

ケアの質の低下
前日の体調変化や服薬状況、食事・排泄の記録などが正確に伝わらないと必要な対応が遅れ、利用者の安全や快適さに影響します。
特に体調変化の早期発見が遅れることで、事故や健康トラブルにつながるリスクがあります。

職員の負担増
情報の漏れや不明点を確認するために記録を何度も見返す、口頭で再確認する、といった手間が発生します。その結果業務効率が下がり、本来のケア業務に割く時間が減ってしまいます。

情報の重複や混乱
複数のシフト間で同じ情報を繰り返し入力したり、重要な情報が紙や口頭で分散したりすることで、どの情報を優先すべきか判断が難しくなります。
これにより、誤った対応が起こる可能性があります。

こうした影響が積み重なると、申し送りが「作業の負担」となり、本来大切な「利用者さんの安心・安全を守る仕組み」として機能しづらくなります。

申し送りの漏れを防ぐためには、単に記録を残すだけでなく、誰でも漏れなく情報を整理・確認できる仕組みが重要です。

漏れを防ぐ必須項目の明確化
テンプレートを使うことで、記録すべき項目が統一されます。健康状態、服薬、食事・排泄、特記事項など、必要な情報をもれなく整理できるため、記録の抜けや漏れを防ぎます。

誰でも同じ形式で記録可能
個人差や経験の差に関係なく、同じフォーマットで申し送りが作成できるため、情報の質を均一化できます。これにより、新任スタッフでもすぐに正確な申し送りが可能になります。

視覚的に確認しやすいレイアウト
箇条書きやチェックボックス形式のテンプレートを使用することで、必要情報が一目で確認でき、漏れや重複がすぐに分かります。

介護現場での作業手順例

• 日勤スタッフはテンプレートに沿って利用者の状態を記録
  • 利用者の状態やケア内容を整理し、必要な情報をもれなく入力します。
• 夜勤スタッフは前日の記録をテンプレートで確認
  • テンプレートを見ながら、体調の変化や特記事項をチェックします。
• 未記入や注意点をチェックして、申し送り内容を整理
  • 抜けやすい情報を確認し、必要に応じて補足します。
• チーム内で共有・確認し、翌日のケアに反映
  • 完成した申し送りをチーム全体で確認し、翌日のケアに反映します。

このようにテンプレートを軸にしたフローを取り入れることで、申し送り漏れのリスクを大幅に減らし、現場の業務効率も向上します。

申し送りの記録作業では、同じ情報を複数の場所に入力することが多く、職員の負担増や入力ミスの原因となります。
こうした重複入力を減らす仕組みを導入することで、記録の効率化と正確性を同時に高めることが可能です。

記録連携機能の活用
日々のケア記録から必要な情報を自動で申し送りテンプレートに反映。手入力の手間を減らし、入力漏れも防げます。

一元管理による情報の整理
利用者情報、体調の変化、服薬状況などを一か所で管理することで、同じ内容を何度も入力する必要がなくなります。

リアルタイムでの更新と共有
クラウドやシステムを活用すれば、記録が即座にチーム内で共有され、最新情報を確認できます。

介護現場での作業手順例

• 日々のケア記録を入力
  • モバイル端末やタブレットで、日常のケア内容を記録します。
• システムが必要項目を自動抽出
  • 記録内容のうち、申し送りで必要な情報がテンプレートに自動反映されます。
• 未記入や重要情報を補足
  • 自動抽出された情報を確認し、補足が必要な項目だけを入力します。
• チーム全体で確認・共有
  • 完成した申し送りがリアルタイムで共有され、情報の重複や漏れを防ぎます。

この仕組みにより、手作業での二重入力や記録の抜けを減らし、職員の負担を軽減すると同時に、正確で効率的な申し送りが可能になります。

一度入力した内容を自動で申し送り欄に反映させれば、再入力の手間を減らせます。
例えば、日中のケア記録（食事量・排泄回数など）が、そのまま申し送り内容に反映されます。

これにより、介護記録の電子化 メリットとして、情報共有のスピードアップや入力ミスの防止が期待できます。

申し送り漏れや重複入力を防ぎ、現場の業務効率をさらに高めるには、専用の介護ICTツールの活用が効果的です。
carebaseを利用することで、どこでも情報を確認・入力でき、チーム全体で確実に情報を共有できます。

• モバイル端末でどこでも確認・入力
  タブレットやスマートフォンから直接入力できるため、紙や口頭でのやり取りを減らし、現場での作業を効率化できます。
• 過去の申し送り履歴の検索
  利用者ごとの過去記録や申し送り内容をcarebase上で簡単に検索可能。前回の対応状況や注意点をすぐに確認できます。
• アラートや未確認チェック機能
  入力漏れや未確認項目があれば自動で通知されるため、漏れや誤りを未然に防ぐことができます。
• チーム全体でのリアルタイム共有
  記録が即座にcarebaseに反映されるため、複数シフト間で最新情報を共有可能。情報の食い違いや伝達ミスを防ぎます。

介護現場での申し送り漏れは、ケアの質や職員の業務効率に大きな影響を与えます。しかし、テンプレートを活用して情報を整理し、重複入力を減らす仕組みを取り入れることで漏れを防ぎ、現場の負担を軽減できます。

さらに、carebaseのような介護ICTツールを活用すれば、記録の自動連携やアラート機能、リアルタイム共有により、申し送りの精度と効率をさらに高めることが可能です。

日々の業務フローにテンプレートやcarebaseを組み込むだけで、

• 記録漏れや情報の抜けを減らす
• 職員の二重入力や確認作業を削減する
• チーム全体で正確な情報を共有する

といった効果を実感できます。

まずはテンプレートの導入から、そしてcarebaseの活用による記録連携を段階的に取り入れることで、現場の申し送りを確実かつ効率的に管理し、安全で質の高い介護サービスにつなげましょう。

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