介護現場では今、「記録に追われて残業が増える」「申し送りミスが起きる」「新人教育に時間がかかる」といった課題が深刻化しています。
特に、紙の介護記録や口頭中心の申し送り運用では、情報共有の漏れや転記ミスが発生しやすく、現場全体の負担増加につながりやすい状況です。

また、人材不足が続く中で、限られた人数でも質の高いケアを維持するためには、“記録業務そのものの見直し”が欠かせません。

そこで近年注目されているのが、介護記録のデジタル化と申し送りシステムの活用です。
クラウド型の介護記録システムを導入することで、記録・申し送り・情報共有をリアルタイムに一元管理できるようになり、現場では次のような改善が進んでいます。

• 記録時間の短縮による残業削減
• 申し送り漏れ・伝達ミスの防止
• テンプレート化による教育効率化・属人化防止
• 多職種間の情報共有スピード向上
• LIFE提出や加算対応の効率化

本記事では、介護記録の効率化をテーマに、現場で起きやすい課題を整理しながら、

• 記録・申し送り業務を効率化する具体的方法
• システム比較時に見るべきポイント
• 導入前に管理者が確認すべき項目
• 残業削減・申し送りミス削減・教育効率化を実現する進め方

を、2026年最新版としてわかりやすく解説します。

紙の申し送りノートやExcel管理では、記録内容を他職員が確認するまでにタイムラグが発生します。

特に夜勤・日勤間では、

• 口頭だけで伝達される
• ノートの確認漏れが起きる
• 最新情報がどこにあるかわからない

といった問題が発生しやすく、申し送りミスや対応漏れにつながります。

また、紙資料は保管場所が分散しやすく、「必要な情報を探す時間」が業務負担を増やす原因にもなっています。

介護現場では、同じ情報を複数回入力しているケースが少なくありません。

例えば、

• 現場メモ
• 介護記録
• 日報
• 申し送り
• LIFE提出データ

など、同じ内容を何度も書き直すことで、職員の負担が大きくなっています。

結果として、

• 記録が後回しになる
• 残業時間が増える
• 記載漏れが発生する

という悪循環につながります。

紙運用では、記録の書き方が職員ごとに異なりやすく、

• ベテランしか書けない
• 表現ルールが統一されていない
• 新人が何を書けばよいかわからない

といった問題が起きやすくなります。

教育担当者によって教え方にも差が出るため、新人教育に時間がかかる原因にもなっています。

記録効率化の第一歩は、頻繁に行う業務をテンプレート化することです。

例えば、

• バイタル測定
• 食事介助
• 排泄介助
• 入浴介助
• 服薬確認

などを定型フォーマット化することで、入力スピードと記録品質を両立できます。

テンプレート化のメリットは次の通りです。

• 記載漏れを防げる
• 新人でも迷わず入力できる
• 記録内容を統一できる
• 管理者が確認しやすい

特に、選択式・チェック形式の入力を活用すると、記録時間を大幅に削減できます。

スマホやタブレットを活用することで、その場で記録できる環境を整えられます。

これにより、

• メモから清書する作業
• 転記ミス
• 記録忘れ

を防止できます。

また、事務所へ戻る回数が減るため、現場移動の負担軽減にもつながります。

効率化を進める前に、現在の記録業務を整理することが重要です。

記録業務の棚卸しシート例

こうした整理を行うことで、「どこに無駄があるか」を可視化できます。

申し送りシステムを導入することで、重要情報をリアルタイムで共有できるようになります。

例えば、

• 優先度タグ設定
• 未読・既読管理
• 利用者ごとの注意事項表示
• 写真付き共有

などが可能になります。

これにより、

• 伝達漏れ
• 確認忘れ
• 口頭依存

を減らすことができます。

特に効果が大きいのが、夜勤帯と日勤帯の引き継ぎです。
例えば、

• 夜間の体調変化
• 服薬拒否
• 転倒リスク
• 褥瘡の状態変化

などをリアルタイムで共有できるため、朝の申し送り時間短縮にもつながります。

デジタル管理では、介護職だけでなく、

• 看護師
• リハビリ職
• ケアマネジャー

とも情報共有しやすくなります。
同じ情報を同時に確認できるため、ケア方針のズレを減らせる点も大きなメリットです。

デジタル化によって入力フォーマットを統一できるため、

• 書き方のばらつき
• 記録品質の差
• 属人化

を防ぎやすくなります。

新人でも「何を入力すればよいか」が明確になるため、教育負担の軽減につながります。

近年は、動画マニュアル機能を備えたシステムも増えています。

動画を活用することで、

• OJT依存を減らせる
• 教える内容を統一できる
• 外国人スタッフ教育にも対応しやすい

といったメリットがあります。

また、繰り返し視聴できるため、理解度向上にもつながります。

介護記録システムは、多機能であることより「現場で使いやすいこと」が重要です。
比較時は次のポイントを確認しましょう。

比較チェックリスト

• 操作が直感的でわかりやすいか
• スマホ・タブレット対応か
• テンプレート入力が可能か
• 申し送り機能があるか
• LIFE提出に対応しているか
• 教育機能があるか
• 権限管理ができるか
• サポート体制があるか
• 無料トライアルがあるか

• リアルタイム入力にするか
• まとめ入力を許可するか
• 記録表現をどう統一するか
• 誰が確認・承認するか

• タブレット台数は足りるか
• Wi-Fi環境は安定しているか
• ログイン管理をどうするか
• 紛失時の対応ルールはあるか

• 導入研修を実施するか
• 操作マニュアルを整備するか
• フォロー担当者を決めるか
• ITが苦手な職員への支援体制はあるか

carebase（ケアベース）は、介護現場向けに設計されたクラウド型記録・申し送りシステムです。

特徴は、

• 記録テンプレートによる標準化
• 申し送り機能との連携
• 動画マニュアルによる教育支援
• LIFE対応データ管理

を一元化できる点です。

介護現場では、「多機能」より「簡単に使えること」が重要です。

carebase（ケアベース）では、

• タップ中心の簡単入力
• 見やすい画面設計
• リアルタイム共有

によって、現場定着しやすい環境を整えています。

導入時には、

• 初期設定支援
• 操作研修
• 運用相談
• 継続フォロー

などのサポートも用意されているため、ICT化が初めての施設でも安心して導入できます。

介護記録の効率化は、単なる業務改善ではありません。

• 残業削減
• 申し送りミス防止
• 教育負担軽減

を実現することで、職員が本来のケアに集中できる環境づくりにつながります。

特に、紙や口頭中心の運用では、

• 情報共有の遅れ
• 転記ミス
• 属人化

といった課題が発生しやすく、今後さらに人材不足が進む介護業界では限界を迎えつつあります。

そのため、テンプレート化・デジタル化・申し送りシステムを組み合わせながら、現場に合った形で効率化を進めることが重要です。

carebase（ケアベース）のような介護ICTツールを活用すれば、記録・申し送り・教育を一元管理しながら、現場負担を減らし、情報共有の質を高めることができます。

“記録に追われる介護”から、“利用者と向き合える介護”へ。
まずは、自施設の記録業務を見直すところから始めてみてはいかがでしょうか。

「記録に時間がかかって残業が減らない」
「申し送り漏れや確認ミスを減らしたい」
「新人教育や外国人スタッフ教育を効率化したい」
こうした課題を感じている施設では、紙やExcel中心の運用そのものを見直すタイミングかもしれません。

carebase（ケアベース）は、介護現場の課題解決に特化したクラウド型の介護記録・申し送りシステムです。

「自施設に合うか知りたい」
「実際の画面や運用イメージを見てみたい」
「補助金を活用できるか相談したい」

という場合は、まずはお気軽にお問い合わせください。
“記録に追われる介護”から、“ケアに集中できる介護”へ。
carebase（ケアベース）が、現場の業務改善と情報共有の効率化をサポートします。

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