carebase（ケアベース）コラム
2025.8.18 介護ICT導入・業務効率化
よくある質問をまとめて解説！介護ICT導入のリアルな疑問10選
介護ICT導入の進め方と現場で多い疑問を整理
介護の現場では記録作成や申し送り、情報共有に多くの時間が割かれています。
日々の業務に追われる中で、「記録が終わらず残業になる」「伝えたつもりの情報が共有されていない」と感じる場面は少なくありません。
こうした状況を改善する手段として、介護ICTの導入を検討する施設が増えています。
一方で、「何から始めればいいのか分からない」「導入しても現場で使われなかったら意味がない」と感じて、検討が止まってしまうケースも多く見られます。
本記事では介護ICTとは何かを整理しながら、導入前によく挙がる疑問をまとめています。
現場で混乱を起こさず、無理なく活用していくための考え方を確認していきましょう。
介護ICTとは何を指すのか
介護ICTとは、介護記録や申し送り、利用者情報の共有などをデジタルツールで行う仕組みの総称です。紙で行っていた業務をそのまま置き換えるだけでなく、情報を整理し、誰でも同じ情報を確認できる状態をつくることが目的です。
現場でよく起こる課題には、次のようなものがあります。
- 記録に時間がかかり、業務が後ろ倒しになる
- 申し送り内容に抜けや誤解が生じる
- 必要な情報がすぐに見つからない
- 担当者しか状況を把握していない
介護ICTは、こうした属人化や情報の分断を防ぎ、業務を安定させる役割を担います。
導入を判断する前に気になりやすいポイント
介護ICTは、業務の負担を軽減する手段として注目されていますが、「良さそうだから」と簡単に導入できるものではありません。
日々の業務に直結するからこそ、少しの不安や違和感が導入判断を止めてしまうこともあります。
実際に検討を進める中では、
- 費用はどれくらいかかるのか
- 現場で本当に使いこなせるのか
- 今のやり方を大きく変える必要があるのか
- 導入して負担が増えないか
といった点が、自然と気になるものです。
これらを曖昧なままにしたままでは、導入後に戸惑いや不満が生まれやすくなります。
ここでは、介護ICTの導入を考える際によく挙がる疑問を整理しました。
事前に確認しておきたいポイントを一つずつ見ていくことで、導入後のギャップを減らし、納得した判断につなげることができます。
介護ICT導入のリアルな疑問10選
Q1. 費用はどのくらいかかるのか
介護ICTの費用は、初期費用と月額費用に分かれていることが一般的です。
初期費用には、設定作業や環境構築にかかる費用が含まれ、月額費用は利用人数や機能によって変わります。
近年は、初期費用を抑えたプランや、必要な機能だけを選べる料金体系も増えています。
導入コストだけを見るのではなく、記録時間の短縮や残業の削減など、日々の業務負担がどの程度軽減されるかを含めて考えることが重要です。
費用の内訳や、利用人数が増えた場合の変動についても、事前に確認しておくと安心です。
Q2. 操作に慣れるまで時間はかかるか
操作に慣れるまでの期間は、システムの設計や職員の経験によって異なります。
ただし最近の介護ICTは、入力項目が整理されており、画面も見やすく作られているものが多くあります。
最初から完璧に使いこなす必要はなく、基本的な入力ができれば業務は進められます。
分からない点をすぐに確認できる環境があれば、徐々に慣れていくことが可能です。
導入時には、操作に不安を感じやすい部分を重点的に確認しておくと、定着しやすくなります。
Q3. 今の業務を大きく変える必要はあるか
介護ICTの導入によって、すべての業務を一度に変える必要はありません。
多くの場合、現在の業務をもとに、少しずつ置き換えていく形で運用できます。
紙とデジタルを併用しながら進めることで、現場の混乱を防ぎやすくなります。
業務の流れに無理が生じていないかを確認しながら調整することが大切です。
急な変更よりも、負担の少ない進め方を選ぶことが、結果的に定着につながります。
Q4. 個人情報の管理は大丈夫か
介護ICTでは利用者の個人情報を扱うため、セキュリティ対策が重要になります。
多くのサービスでは、通信の暗号化やアクセス制限、操作履歴の管理などが行われています。
紙での管理と比べて、閲覧できる人を限定できる点や、紛失のリスクを減らせる点も特徴です。
データは自動で保存されるため、記録の消失を防ぐ仕組みが整っています。
どのような対策が取られているかを確認し、施設の運用に合っているかを見極めることが大切です。
Q5. 本当に業務は楽になるのか
介護ICTの導入によって、記録や情報共有にかかる時間が短縮されるケースは多くあります。
手書きや転記の手間が減ることで、業務全体に余裕が生まれやすくなります。
ただし、導入直後は操作に慣れるまで一時的に負担を感じることもあります。
そのため、短期的な変化だけで判断せず、一定期間運用したうえで効果を見ていくことが重要です。
業務が楽になるかどうかは、システムの選定と運用方法によって大きく左右されます。
現場に合った形で使い続けることが、負担軽減につながります。
Q6. トラブル時の対応はどうなるのか
介護ICTを使ううえで、通信障害やシステム不具合への不安は避けられません。
多くのサービスでは、データの自動保存や定期的なバックアップが行われており、入力途中の情報が失われにくい仕組みが整えられています。
また、トラブル発生時には専用の問い合わせ窓口が用意されていることが一般的です。
電話やメール、チャットなど複数の連絡手段があり、状況に応じて対応してもらえます。
業務への影響を最小限に抑えるため、紙での一時的な記録方法や、復旧後の入力対応について事前に確認しておくことも重要です。
こうした対応フローをあらかじめ決めておくことで、万が一の際にも落ち着いて対応できます。
Q7. 他のシステムと一緒に使えるか
介護ICTは、請求業務や勤怠管理、バイタル測定機器など、他のシステムと連携できるものが増えています。
連携方法には、データの自動連携やCSV形式での取り込みなどがあり、施設の運用に合わせて選択できます。
すでに使用しているシステムがある場合は、連携の可否だけでなく、どの範囲まで情報を共有できるのかを確認しておくことが大切です。
連携が不十分だと、二重入力が発生し、かえって負担が増える可能性があります。
導入前に、現在使っているシステムと併用した際の業務イメージを具体的に想定しておくと安心です。
Q8. 研修に多くの時間が必要か
操作に慣れるまでの時間はシステムによって異なりますが、最近の介護ICTは、短時間で理解できる設計になっているものが多く見られます。
基本操作であれば、数時間程度の説明で対応できるケースもあります。
重要なのは、研修を一度きりで終わらせないことです。
実際の業務の中で使いながら、分からない点をその都度確認できる環境を整えることで、無理なく定着していきます。
操作が苦手な職員に配慮し、動画マニュアルや簡易手順書を用意しておくと、研修負担を抑えながら全体の理解度を高めることができます。
Q9. 導入後のサポートは続くのか
介護ICTは導入して終わりではなく、使い続ける中で疑問や課題が出てきます。
多くのサービスでは、導入後も問い合わせ対応や活用支援が継続して提供されています。
操作に関する質問だけでなく、「うまく使えていない」「運用を見直したい」といった相談に対応してもらえる場合もあります。
定期的なフォローや活用提案があるかどうかは、選定時の重要な判断材料になります。
導入前に、サポートの範囲や対応時間を確認しておくことで、安心して運用を続けることができます。
Q10. 制度変更への対応はどうなるか
介護制度は定期的に見直しが行われるため、制度変更への対応は避けて通れません。
多くの介護ICTサービスでは、制度改定に合わせてシステム側で更新が行われます。
これにより、現場で帳票を作り直したり、手作業で対応したりする負担を減らすことができます。
更新内容や対応時期については、事前に案内があることが一般的です。
制度変更のたびに現場で対応が必要になるのか、どこまでシステム側で対応してもらえるのかを確認しておくことが、長く使い続けるうえで重要になります。
まとめ
介護ICTの導入は、業務を楽にするための手段ではありますが、導入そのものが目的になるものではありません。
日々の記録や情報共有にどのような課題があり、どこを改善したいのかを整理したうえで検討することが重要です。
導入を考える際には、費用や操作性、業務の変化、定着までの負担など、気になる点がいくつも出てきます。
これらを十分に確認しないまま進めてしまうと、「思っていたのと違った」「現場で使われなくなった」といった結果につながりやすくなります。
一方で、疑問や不安を一つずつ整理し、無理のない進め方を選ぶことで、介護ICTは業務を支える心強い仕組みになります。
小さく試し、必要に応じて調整しながら運用していくことで、現場に合った形に近づけていくことができます。
介護ICTは、特別な取り組みではなく、日々の業務を安定させるための選択肢の一つです。
導入を急ぐ必要はありませんが、課題を感じているのであれば、情報を整理するところから始めてみることが、次の一歩につながります。
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