2025.8.22
【介護記録の効率化とデジタル化】ミスを防ぎ、現場を変える次世代ツールcarebase
増え続ける介護記録と現場負担の現状
介護現場では、入居者ごとのバイタルデータ・食事摂取量・服薬情報・ADLの変化・ケアプランなど、日々膨大な量の情報が発生します。
こうした情報は介護記録としてまとめられ、次のシフトに申し送られることでケアが継続されます。
しかし、現状の多くの施設では
・紙の帳票
・Excel集計
・口頭の申し送り
が混在し、記録業務の負担は増大の一途です。
ある調査では、1人あたり1日平均約2時間を記録に費やしているとの報告もあります。
これにより、直接ケアの時間が削られてしまうという課題が浮き彫りになっています。
さらに近年は、厚生労働省が推進するLIFE（科学的介護情報システム）の導入に伴い、介護記録の正確性が報酬算定にも直結。
つまり、介護記録の効率化とデジタル化は、現場の働きやすさだけでなく経営にも直結する重要課題なのです。
介護記録の課題と現場が抱える3つの問題
1. 記録作業の負担が大きすぎる
紙やExcelでの記録は、
・1件ずつ手書き入力
・同じ内容を複数帳票に転記
・申し送り用ノートへの再記入
といった「二度手間・三度手間」が発生。
これにより、1日あたり1人平均90〜120分の記録時間がかかるケースも珍しくありません。
2. 情報が分散し、最新状況が把握しにくい
紙・Excel・口頭で情報が分かれていると、
・どれが最新の記録か分からない
・申し送り時に情報が抜ける
・過去の記録を探しづらい
という課題が発生します。
特に夜勤帯は人数が限られ、最新の注意点が共有されないままケアに入ってしまう危険性もあります。
3. 人に依存した記録品質のばらつき
介護記録は書き手によって内容や精度が異なり、
・「詳細に書く人」と「最低限しか書かない人」で差が出る
・書き方が属人化し、後から見ても分かりにくい
・利用者家族への情報提供に差が生じる
という問題を生みます。
介護記録効率化のポイントとcarebaseの解決策
ポイント1：記録の一元管理で「転記ゼロ」を実現
carebaseは、一度の入力で複数帳票に自動反映できる仕組みを採用しています。
・バイタル → ケース記録 → 申し送りへワンクリック連携
・利用者ごとのケアプランとも自動紐付け
・過去記録も1画面で瞬時に検索可能
結果として、転記作業が大幅に削減され、記録時間は平均30〜40％短縮できます。
ポイント2：未記録の可視化で入力漏れ防止
carebaseでは、
・その日“まだ記録されていない”情報を自動リスト化
・未入力項目をアラート表示
・シフトリーダーが記録状況をリアルタイムで把握
できるため、入力漏れによる記録ミスを未然に防止できます。
ポイント3：申し送りを「見える化」して伝達ミスを防ぐ
・紙ノートや口頭伝達に頼らず、
・重要情報を色分け表示
・緊急性の高い情報はアラート通知
夜勤・日勤・管理者が同じ画面で同じ情報を確認することで、属人化しがちな申し送りを標準化します。
介護記録のデジタル化で得られる5つの効果
効果1：記録時間の短縮
ある介護施設ではcarebase導入により、
・1人あたりの記録時間：約40％削減
・記録業務に費やしていた時間を、直接ケアへ再配分可能に。
効果2：記録ミス・申し送り漏れの防止
未記録アラートと自動転記により、
・記録漏れ：導入前比80％削減
・申し送りミス：約70％減少
と大幅な改善が見られます。
効果3：ケア品質の均一化
carebaseではケアプランと紐づけたテンプレートを活用できるため、
・誰が記録しても同じフォーマット
・情報の抜け漏れが少なく、再利用性が高い
・LIFE提出用データも正確性が向上
効果4：LIFE提出の効率化
2024年度報酬改定で、LIFE提出の要件が強化されました。
carebaseはLIFE提出用データを自動整形するため、
・提出作業が大幅に効率化
・記録ミスによる報酬減のリスクを最小限に抑制
効果5：スタッフ教育の負担軽減
動画マニュアルを記録画面と連携できるため、
・新人スタッフの教育がスムーズ
・ケア手順を動画で統一
・書類作成よりも“見て分かる”教育が可能
介護記録デジタル化と補助金活用のポイント
ICT補助金の活用で導入コストを最適化
介護記録システムの導入には、ICT導入補助金が活用できます。
・各自治体による「地域医療介護総合確保基金」
・IT導入補助金2025の介護枠
を利用すれば、導入費用の半額以上を補助できる場合もあります。
制度対応で報酬最適化
LIFEへの正確なデータ提出は、加算取得にも直結します。
carebaseなら、
・LIFE提出データを自動生成
・記録精度を担保しながら作業負担を最小限に
そのため、制度対応と効率化を同時に実現できます。
carebase導入の進め方と現場定着のコツ
1.現状の課題を可視化
どの帳票にどれだけ時間を使っているか洗い出す
2.必要機能の優先順位を決定
未記録アラート・自動転記・動画マニュアル・LIFE連携など
3.補助金の申請可否を確認
自治体やIT導入補助金の公募要領を確認
4.トライアルで使い勝手を検証
日勤・夜勤・管理者を巻き込み実際のシナリオで運用
5.教育設計を整備
動画マニュアル・現場用語統一・更新ルールの明文化
6.効果測定と改善
導入前後で「記録時間・申し送り確認率・ヒヤリハット件数」を数値比較
介護記録の効率化は現場と経営を救う
介護記録の効率化とデジタル化は、単なる業務改善ではなく、
・記録ミスの削減
・ケア品質の均一化
・LIFE対応による報酬最適化
・スタッフ定着率の向上
といった多方面で効果を発揮します。
carebaseなら、
・一度の入力で複数帳票へ自動反映
・未記録の可視化とアラート機能
・動画マニュアルで新人教育も効率化
と、現場に寄り添った設計で「記録業務の負担軽減」を実現します。
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carebase（ケアベース）では、現場に定着する介護記録システムとして、多くの事業所でご活用いただいています。
費用や機能、導入事例について詳しく知りたい方は、お気軽にお問い合わせください。
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