2026.7.31
執筆者：柴田崇晴
CareBase（ケアベース）を助成金で導入｜投資対効果と申請の実際
監修者プロフィール
- 監修者名：柴田崇晴
- 経験年数：25年の相談支援業務
- 保有資格
- 社会福祉士
- 主任介護支援専門員
- 専門分野：介護施設運営・職員教育等
- 経歴概要
福祉大学を卒業後、高齢者福祉の分野で25年従事。高齢者施設の管理者をしながら都道府県・市町村の職能団体役員として活動中
助成金でCareBase（ケアベース）を導入できるのか、その投資は効果に見合うのか。施設管理者がまず確かめたいのは、この点ではないでしょうか。結論から言えば、CareBase（ケアベース）は介護テクノロジー導入支援事業などの助成対象になり得るツールで、導入施設では申し送り時間の短縮といった効果が報告されています。本記事では助成金活用の考え方と申請の実際、投資対効果までを解説します。
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介護ICTの導入で現場業務はどう変わるのか
ICT導入で変わる3つの現場業務——記録の効率化・申し送りのスピード・教育の標準化を整理
介護ICTの導入は、紙やファイルの管理をデジタルに置き換えるだけの取り組みではありません。記録・マニュアル・申し送りを一体で扱えるようにし、職員が本来のケアに集中できる環境を整える仕組みづくりです。助成金の活用を検討する前段として、まずはICT化で現場業務がどう変わるのかを3つの視点から整理します。ここが曖昧なままだと、助成金が取れても「何を良くするための投資なのか」が定まらず、導入後の効果測定にもつまずきやすくなります。
介護現場では、パソコンやタブレットの導入が進む一方で、利用者情報や記録の多くが手書きやファイルのまま残っている施設も見られます。この状態では情報共有に時間がかかり、転記ミスや記録漏れのリスクも残ります。CareBase（ケアベース）のように記録・動画マニュアル・申し送りを一つのシステムでつなぐと、業務全体の流れが整い、こうした行き違いを防ぎやすくなります。
記録作業の効率化とケアの質向上
介護業務では、その都度デスクへ戻って記録する時間を取りにくい場面が続きます。タブレットや記録端末を手元に置き、ケアの合間に必要な記録を残せるようにすれば、書き直しや記録漏れを減らせます。前回の対応や既往歴をその場で確認できるため、判断の裏づけが取りやすくなり、ケアの質の向上にもつながります。
紙運用でありがちなのが、メモ帳に走り書きした内容をあとでパソコンへ転記する「二重記録」です。この工程は時間がかかるうえ、書き写す途中で数値や表現が変わってしまうこともあります。入力の場を一つにまとめると、二重記録そのものがなくなり、記録の正確さと速さを同時に高められます。記録の負担が下がった分の時間は、そのまま利用者と向き合う時間へ振り向けられます。実際に、後述する導入施設では記録・申し送りにかかっていた時間が短縮され、会話や見守りにあてる余裕が生まれたという声が上がっています。
情報共有・申し送りのスピード向上
クラウド環境を整えると、事業所内の誰でも、必要なときに必要な情報を取り出せます。忙しい合間に多職種が集まってミーティングを開かなくても、記録や申し送りの内容が画面上で共有されるため、引き継ぎにかかる時間を省けます。省けた時間は、そのまま利用者への対応にあてられます。
とりわけ申し送りは、口頭中心の運用だと伝達漏れや「聞いていない」という行き違いが起こりがちです。既読状況が見える仕組みにすると、誰がどこまで情報を把握したかが明確になり、確認の手戻りが減ります。介護職・看護職・機能訓練・生活相談員など、勤務時間帯の異なる職種が同じ情報を同じ画面で追えるようになると、フロアをまたいだ連絡の抜けも起こりにくくなります。夜勤帯に入った情報が日勤帯へ確実に引き継がれるかどうかは、事故の予防にも直結するポイントです。
教育・マニュアルの標準化
職員の経験やスキルによってばらつくケアの質は、マニュアルによって基準をそろえるのが基本です。ICTを活用すれば、介護場面ごとの動画を事前に確認したり、空いた時間で知識を身につけたりできます。その結果、新人教育の効率化とケアの標準化が同時に進みます。
文字のマニュアルでは伝わりにくい体の向きや手の位置も、動画なら視覚的に確認できます。教える側と教わる側の負担がともに軽くなり、「誰が教えても同じ手順になる」状態に近づけられます。指導役の職員が付きっきりで教えるOJTに依存していると、指導者が変わるだけで手順が変わってしまいがちですが、動画を基準に置くと属人化を抑えられます。外国人スタッフの受け入れが進む現場では、この標準化が言葉の壁を越える手立てにもなります。
CareBase（ケアベース）だから解決できる理由
導入前後の申し送り時間と記録時間の変化（CareBase（ケアベース）導入施設のデータおよびおはよう21 2026年7月号の取材をもとに作成）
CareBase（ケアベース）は、記録・動画マニュアル・教育機能を一つのシステムで管理できる介護施設向けのクラウドツールです。こうした一体管理によって記録や申し送り、教育にかかっていた時間を圧縮でき、導入施設では記録時間を最大約80％削減した実績があります。以下では、その理由を機能面と実際の施設の変化から確認します。
記録・マニュアル・申し送りを一体管理できる
ICTツールを別々に導入すると、記録は記録、マニュアルはマニュアル、申し送りは申し送りと情報が分断され、二重入力や確認漏れが起こりやすくなります。たとえば記録ソフトと連絡アプリと紙のマニュアルがばらばらに存在すると、職員は複数のツールを行き来することになり、かえって手間が増えてしまう場合があります。CareBase（ケアベース）は、これらを一つの画面でつなぐ設計になっている点が特長です。
- 操作がかんたんで、パソコンやタブレットが苦手な職員でも使いやすい
- クラウド型のため、フロアや拠点を問わずどこからでも確認・入力できる
- 動画マニュアルやチェックリストの共有機能で、現場のOJTを支援する
- 導入時に伴走のフォロー体制が整っており、無理なく定着させやすい
記録・マニュアル・申し送りが一体化すると、職員は情報を探す手間から解放され、ケアそのものに時間を使えるようになります。助成金の活用を検討する際も、「何が、どれだけ変わるのか」という効果の見通しを持ちやすくなります。導入前に「削減したい時間」や「なくしたい行き違い」を具体的に書き出しておくと、申請書に記載する導入目的の説得力も高まります。
鷲宮苑の事例に見る導入効果
助成金を使ってでも導入する価値があるかを判断するには、実際の現場でどのような変化が起きたかを見るのが近道です。埼玉県久喜市の特別養護老人ホーム鷲宮苑（90床・従来型）では、2024年の法人合併で二つの法人のマニュアルが一つに集約され、量が大きく増えたことをきっかけにCareBase（ケアベース）を導入しました（おはよう21 2026年7月号の取材より）。
導入後の主な変化は次のとおりです。数値と発言は取材時点のもので、施設や運用によって差があります。
| 項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 朝の口頭申し送り | 15〜30分 | 数分に短縮 |
| 申し送りの管理 | Excel中心・通知機能なし | 既読が見える運用へ |
| 教育の負担 | 教える側の負担が大きい | 「教える側の負担も半減」 |
| 外国人職員の理解 | 専門用語が伝わりにくい | 翻訳機能で母国語のマニュアル確認 |
施設長の鈴木英幸さんは、動画マニュアルの効果について「まずマニュアルを見よう」と職員が動くようになったと語り、教える側の負担も半減したと述べています。ミャンマー出身の特定技能職員が12名在籍する同施設では、翻訳機能によって母国語でマニュアルを読めるようになり、仕事への自信にもつながっているといいます。こうした変化は、助成金を活用してでも導入する価値を判断するうえでの具体的な材料になります。より詳しい導入の流れと現場の変化は、CareBase（ケアベース）の使い方・導入事例の詳細で紹介しています。
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現場スタッフの声から見る導入後の変化
教育・申し送り・多言語の3つの立場から見た導入後の現場の変化
導入効果は、数値だけでなく現場スタッフの実感からも見えてきます。ここでは、取材で確認できた発言をもとに、職種や立場ごとの変化を3つの視点から紹介します。いずれも特定の施設の事例であり、すべての現場に同じ変化が起きることを保証するものではありません。それでも、投資対効果を肌感覚でつかむうえでは、こうした現場の声が判断の助けになります。
「まず見よう」が合言葉に｜教育現場の変化
鷲宮苑では、以前は紙のマニュアルを開くこと自体に「今さら確認するのか」という空気があり、更新も日々の業務のなかでは追いつかない状態でした。10年前に作った内容がそのまま残り、解釈が人によって異なることが、教え方のばらつきやヒヤリハットの一因になっていたといいます。マニュアルが更新されないまま放置されると、「どこに何があるか分からない」状態になり、結局は近くの先輩に口頭で聞くしかなくなります。
動画マニュアルを軸にした運用へ切り替えたことで、タブレットで手順を確認する動作が自然になり、「まずマニュアルを見よう」が現場の合言葉になりました。体の向きや手の位置まで映像で確認できるため、文字では伝わりにくかった部分の認識がそろい、拠点が違っても同じ手順に近づけられるようになっています。教える側にとっても、毎回同じ説明を繰り返す負担が軽くなる点は見逃せません。
「聞いてません」が通じなくなった｜申し送りの変化
申し送りをExcelで管理していた頃は、各フロアに行かなければ情報を見られず、通知機能もないため、更新された情報に気づけないことがありました。利用者家族からの折り返しの連絡が入っても現場の誰も把握していない、という事態も起きていたといいます。情報が「見に行かないと分からない」状態だと、伝達の責任があいまいになり、行き違いが起きても原因を特定しにくくなります。
CareBase（ケアベース）で申し送りを共有するようにしてからは、既読状況が見えるため「聞いていない」という行き違いが起こりにくくなりました。口頭中心だった朝の申し送りも15〜30分から数分へと短縮され、その時間を利用者への対応にあてられるようになっています。短縮できた時間は、一日単位では数分でも、職員数と勤務日数を掛け合わせると施設全体では大きな差になります。
母国語で確認できる安心｜外国人スタッフの声
外国人スタッフの受け入れが進む現場では、専門用語や日本語特有の言い回しが壁になりやすく、「わかった？」と聞いて「はい」と返ってきても、実際には十分に伝わっていないことがあります。理解が追いつかないまま業務に入ると、本人の自信の低下やミスにつながりかねません。翻訳機能や動画マニュアルは、この壁を下げる手段として現場で使われています。
埼玉県白岡市の介護老人保健施設ぽっかぽっかでミャンマーから来日したポー・ニン・ミャンマーさんは、新人研修でCareBase（ケアベース）を使った実感を、「文章より動画で観るほうがわかりやすい」「翻訳機能がついているので、わからないときはすぐに確認できる」と語っています。仕事の流れや記録の仕方もつかみやすくなったといい、母国語で確認できる安心感が定着を後押ししています。人材の定着は採用や教育のコストにも関わるため、外国人スタッフの理解を支える機能は、投資対効果を考えるうえで見落とせない要素です。
助成金・補助金を活用して導入コストを抑える
CareBase（ケアベース）のような介護テクノロジー（ICT）は、国や自治体の助成金・補助金の対象になり得ます。対象・要件・公募時期が制度や年度、自治体ごとに異なるため、詳細は最新の公募案内で確認するのが前提になります。ここでは全体像だけを押さえ、細かな制度解説は専門記事に譲ります。
国は介護テクノロジー（介護ロボット・ICT）の導入・活用を継続的に支援しており、地域医療介護総合確保基金などを財源とした介護テクノロジー導入支援事業が代表的です（厚生労働省 介護ロボットの開発・普及の促進、2026年7月時点）。制度の位置づけを整理すると次のようになります。
| 確認ポイント | 内容の目安 | 確認先 |
|---|---|---|
| 対象 | 介護記録・情報共有・見守り等のICT・介護テクノロジーの導入費用 | 所在する都道府県・政令市の公募案内 |
| 実施主体 | 都道府県（実施要綱・募集期間・補助上限が年度で異なる） | 各自治体の介護・高齢者福祉担当部局 |
| 補助率・上限 | 制度・年度・自治体で異なる（断定できない） | 最新の実施要綱 |
補助率や補助上限額、都道府県別の詳細、申請書式の具体は年度によって変わるため、本記事では扱いません。制度の種類・補助率・申請手順のまとまった解説は、補助金・助成金の対象制度と申請手順の詳細と、介護ソフト導入に使える補助金・助成金まとめを参照してください。自施設が対象になるかどうかは、これらの公式の解説と自治体の窓口で確認するのが確実です。
助成金を活用して介護ソフトの導入コストを抑えたい方は
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「補助金申請のここが大変」という現場の本音
助成金の存在は分かっていても、申請の負担を理由に導入を先送りする施設もあります。制度の説明だけでは見えにくい「申請のリアル」を整理しておくと、踏み切るかどうかの判断がしやすくなります。ここでは、施設との商談で実際によく伺う本音と、その負担を軽くする考え方を紹介します。
よく伺う「申請の負担」への声
導入検討の場でよく伺うのは、次のような声です。
- 「申請の準備が煩わしく、時間がかかるなら来期に回したい」
- 「補助金は原則あと払いで、入金が後になるのが資金繰りのうえでネックになる」
- 「要件が複雑で、どの制度が自施設に当てはまるのか追いかけにくい」
これらは制度そのものの否定ではなく、限られた人員で通常業務をこなしながら申請準備を進める難しさから生まれる声です。特に入金が後になる点は、採択されても導入費用をいったん自施設で負担する期間が生じることを意味し、資金計画の観点で見落とせません。助成金を前提にする場合ほど、この時間差を織り込んでおく必要があります。加えて、公募のたびに要件を読み込み、自施設が対象になるかを判断する作業自体が、通常業務の合間では大きな負担になります。
スケジュールから逆算した計画的な申請を
申請の負担を軽くする現実的な方法は、公募スケジュールから逆算して準備を始めることです。多くの制度は募集期間が短く、書類の抜け漏れが差し戻しにつながります。早めに進めておきたい準備は次の3つです。
- 導入目的の整理
- 機器・ソフトの見積取得
- 必要書類のチェックリスト作成
これらを前倒しで進めておくと、申請時の負担を平準化できます。募集開始を待ってから動き出すのではなく、前年度のうちに「次の公募が出たら何をそろえるか」を用意しておくと、短い募集期間にも対応しやすくなります。
また、採択後も効果測定と実績報告が求められ、報告を怠ると返還の対象になる場合があります。「申請して終わり」ではなく、導入後の効果を数値で残すところまでを一連の流れとして設計しておく必要があります。導入前後で申し送り時間や記録時間をどう測るかをあらかじめ決めておくと、報告書の作成もスムーズになります。申請手順や必要書類の具体は制度で異なるため、補助金・助成金の対象制度と申請手順を確認しながら、無理のない計画を立てるとよいでしょう。CareBase（ケアベース）では導入時の伴走支援のなかで、こうした計画づくりの相談にも対応しています。
助成金がなくても導入する価値はあるのか｜投資対効果の考え方
実質コストと定量効果・入金までのキャッシュフローの2軸で投資対効果を整理（CareBase（ケアベース）導入施設のデータをもとに作成）
助成金は導入コストを抑える有効な手段ですが、採択の可否や入金時期に左右される面があります。そのため、「助成金が取れたら導入する」ではなく、「助成金がなくても投資対効果が見合うか」を先に確かめておくと、判断がぶれにくくなります。ここでは、費用と効果を比べるための2つの軸を示します。
1つ目の軸は、実質コストと導入後の定量効果の比較です。費用の水準は施設規模や機能によって異なりますが、クラウド型の介護ソフトは月額数万円程度から検討できるケースが多く、助成金を使えば初期費用の負担をさらに抑えられます。これに対し、前述の鷲宮苑では朝の申し送りが15〜30分から数分に短縮され、CareBase（ケアベース）の導入施設全体でも記録時間を最大約80％削減した実績があります。短縮された時間を人件費や残業、ケアの時間に換算して比べると、効果は把握しやすくなります。たとえば申し送りが1回あたり十数分短くなれば、それが複数フロア・複数勤務帯で毎日積み重なるため、月単位・年単位では相応の時間になります。
2つ目の軸は、申請の計画性と入金までのキャッシュフローです。助成金は原則あと払いのため、採択されても導入費用を先に自施設で負担する期間が生じます。資金に余裕がない場合は、助成金の入金時期を待つより、月額のランニングコストと効果を比べて判断したほうが導入のタイミングを逃しにくい、という見方もできます。逆に、初期費用の大きい機器を含めて導入するなら、助成金の採択を前提にスケジュールを組んだほうが負担を抑えられる場面もあります。どちらが適しているかは、導入する内容と資金状況によって変わります。助成金はあくまで負担を軽くする手段であり、導入の目的そのものではないという整理が現実的です。
つまり、助成金の有無にかかわらず、記録・申し送り・教育にかかる時間の削減という効果を軸に投資対効果を見積もれます。助成金が使えればその効果をより低い実質コストで得られる、という順序で考えると判断を進めやすくなります。
記録・マニュアル・教育を一体化するならCareBase（ケアベース）
ここまで見てきたように、CareBase（ケアベース）は記録・動画マニュアル・申し送り・多言語対応を一つのシステムでつなぎ、導入施設で記録時間の削減や申し送り時間の短縮といった効果につながっています。助成金の活用を検討している施設にとっては、投資対効果を見通しやすい選択肢の一つです。
導入は、次のような流れで進みます。
- 現場の課題をヒアリングし、施設に合った導入プランを提案する
- システム設定とキックオフミーティングを実施する
- 運用開始時に事業所内で導入説明会を行い、定着を支援する
導入後は記録・共有・教育がクラウドでつながり、業務の流れが整理されます。助成金の申請計画から導入後の定着、効果測定までを一連で相談しながら進められる伴走体制があるため、ICT導入や補助金申請が初めての施設でも取り組みやすくなっています。機能や料金の全体像は、CareBase（ケアベース）とは（全機能・料金の解説）もあわせて確認してください。
記録と動画マニュアルと申し送りを一つにまとめたい方は
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よくある質問（FAQ）
CareBase（ケアベース）に使える助成金・補助金はありますか？
介護記録・情報共有・見守りなどのICT・介護テクノロジーの導入は、介護テクノロジー導入支援事業などの対象になり得ます。ただし対象範囲・補助率・公募時期は制度と年度、自治体で異なります。詳しくは補助金・助成金の対象制度と申請手順の詳細と、所在する自治体の公募案内で確認してください。
補助金の申請は大変ですか。入金までどのくらいかかりますか？
書類準備やスケジュール管理に一定の負担があり、補助金は原則あと払いのため、採択後に導入費用をいったん自施設で負担する期間が生じます。募集期間から逆算して準備を始め、効果測定と実績報告までを見込んでおくと、負担を平準化しやすくなります。入金時期は制度・自治体で異なるため、実施要綱での確認が必要です。
助成金がなくても導入する価値はありますか？
導入施設では申し送り時間の短縮や記録時間の削減といった定量効果が報告されており、月額のランニングコストと効果を比べて投資対効果を見積もれます。助成金は実質コストを下げる手段であり、助成金の有無にかかわらず効果を軸に判断できます。
費用の目安はどのくらいですか？
クラウド型の介護ソフトは月額数万円程度から検討できるケースが多く、施設規模や利用する機能によって変わります。助成金を活用できれば初期費用の負担をさらに抑えられます。具体的な料金は施設の状況によって異なるため、CareBase（ケアベース）とは（全機能・料金の解説）や資料で確認してください。
導入してから効果が出るまでどのくらいかかりますか？
効果の出方は運用の定着度によって差がありますが、記録や申し送りの電子化は運用開始後の比較的早い段階から時間短縮を実感しやすい領域です。教育・マニュアルの標準化は、動画の整備と現場への浸透に応じて段階的に効果が広がります。導入時の伴走支援を活用すると、定着までの立ち上がりを早めやすくなります。
まとめ
CareBase（ケアベース）は、記録・動画マニュアル・申し送り・多言語対応を一体化する介護施設向けのクラウドツールで、介護テクノロジー導入支援事業などの助成金の対象になり得ます。導入施設では申し送りが15〜30分から数分へ短縮されるなどの定量効果が報告され、助成金がなくても投資対効果を見積もれる点が判断のポイントです。一方で、助成金は原則あと払いで申請の負担も生じるため、公募スケジュールから逆算した計画づくりが欠かせません。助成金の詳細は補助金・助成金の専門記事で確認しつつ、自施設の課題と効果を照らし合わせて導入を検討してみてください。
申請の計画から導入後の定着まで相談しながら進めたい方は
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介護ソフトの導入や見直しをご検討中の方は、まずは情報収集から始めてみませんか。
carebase（ケアベース）では、現場に定着する介護記録システムとして、多くの事業所でご活用いただいています。
費用や機能、導入事例について詳しく知りたい方は、お気軽にお問い合わせください。
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