2026.9.24
CareBase（ケアベース）が対象になる補助金・助成金｜費用と申請の流れ
CareBase（ケアベース）の導入費用が素直に乗るのは、デジタル化・AI導入補助金です。月額利用料をクラウド利用料として最大2年分まで計上でき、締切は年に複数回あります。外国人職員を雇用する施設は、人材確保等支援助成金が別枠になります。介護テクノロジー導入支援事業と業務改善助成金は対象になりにくい制度です。制度ごとの当てはまりと対象費用、申請の流れ、投資対効果を整理します。
補助金・助成金を活かして介護記録と教育の仕組みを整えたい方は
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CareBase（ケアベース）に使える補助金・助成金は、費用がそのまま乗る1制度と別枠の1制度
CareBase（ケアベース）への当てはまりで4制度を3段に分けた整理（出所: デジタル化・AI導入補助金2026 通常枠 公募要領、厚生労働省 人材確保等支援助成金 支給要領・業務改善助成金 交付要領、令和8年度の介護テクノロジー定着支援事業実施要綱に基づき編集部作成）
CareBase（ケアベース）のような月額制の介護記録・教育クラウドでは、名前の挙がる制度が4つあります。ただし当てはまり方は同じではありません。費用がそのまま対象経費に載るのはデジタル化・AI導入補助金だけで、人材確保等支援助成金は費用の補助ではなく措置に対する定額の給付です。残る2制度は、要件の書き方がCareBase（ケアベース）の機能と費用の形に合いません。
1. 費用がそのまま乗るのはデジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）
デジタル化・AI導入補助金は、2026年にIT導入補助金から名称が変わった中小企業・小規模事業者向けの制度です。登録されたITツールのうち1種類以上の業務プロセスを持つソフトウェアが対象で、通常枠の補助対象経費は「ソフトウェア購入費、クラウド利用費（クラウド利用料最大2年分）、導入関連経費」です（デジタル化・AI導入補助金2026 通常枠 公募要領・2026年8月28日更新版）。CareBase（ケアベース）のマニュアル・記録の月額利用料は固定額ですので、クラウド利用料の区分にそのまま載ります。締切回は1次から7次まであり、年1回の公募が基本の都道府県事業と違って、逃しても次の回で申請し直せます。
2. 外国人職員を雇用する施設は人材確保等支援助成金が別枠になる
人材確保等支援助成金の外国人労働者就労環境整備助成コースは、外国人労働者の職場定着のために就労環境を整えた事業主に支給される助成金です。支給対象の措置のひとつに「社内マニュアル・標識類等の多言語化」があり、厚生労働省はその対象文書に動画を含めています（厚生労働省 人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース））。CareBase（ケアベース）の多言語動画マニュアルは、この措置の手段になり得ます。ただし費用の何割かが戻る仕組みではなく、措置を導入して離職率の要件を満たした事業主への定額の支給です。外国人職員を雇用する施設だけの別枠として、デジタル化・AI導入補助金に足して検討します。
3. 介護テクノロジー導入支援事業と業務改善助成金は対象になりにくい
介護テクノロジー導入支援事業は、TAIS（福祉用具情報システム）に掲載された介護テクノロジーと、記録・情報共有・請求を一気通貫で行える介護ソフトを軸にした都道府県の事業で、請求業務まで含まないCareBase（ケアベース）の記録機能はこの軸に乗りにくい制度です。業務改善助成金は賃上げが前提で、原則として資産計上される購入費用が対象のため、システムの月額利用料（サブスクリプション）は対象外です。どちらも制度名で探すと候補に挙がりますが、CareBase（ケアベース）の費用を回収する経路としては後回しにする制度です。
| 制度 | CareBase（ケアベース）への当てはまり | 申請の窓口 |
|---|---|---|
| デジタル化・AI導入補助金 | 費用がそのまま乗る。月額利用料をクラウド利用料として最大2年分まで計上できる | 全国共通の事務局 |
| 人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース） | 別枠。多言語動画マニュアルが措置の手段になり得る定額給付 | 都道府県労働局 |
| 介護テクノロジー導入支援事業 | 対象になりにくい。TAIS掲載と一気通貫の要件に合わない | 都道府県庁 |
| 業務改善助成金 | 対象になりにくい。賃上げが前提で、月額利用料は対象外 | 都道府県労働局 |
4制度をCareBase（ケアベース）への当てはまりで並べています（出所: デジタル化・AI導入補助金2026 通常枠 公募要領、厚生労働省 人材確保等支援助成金 支給要領・業務改善助成金 交付要領、令和8年度の介護テクノロジー定着支援事業実施要綱に基づき編集部作成）
制度ごとの補助率の区分や上限額、都道府県別の一覧は【2026年度版】介護ソフトの補助金まとめにまとめました。
デジタル化・AI導入補助金でCareBase（ケアベース）の費用はどこまで対象になるか
5つの費目と、デジタル化・AI導入補助金の対象経費の区分との対応（出所: デジタル化・AI導入補助金2026 通常枠 公募要領・ITツール登録要領に基づき編集部作成）
CareBase（ケアベース）の月額利用料と、初期設定・導入研修・保守サポートの費用は、デジタル化・AI導入補助金の対象経費に載せられます。入口の条件は登録ITツールであること、補助率は原則1/2、月額利用料は最大2年分までの3点です。この3点を押さえれば、見積の組み立て方が決まります。
登録ITツールであることが入口の条件
補助対象経費は「ＩＴ導入支援事業者が提供し、あらかじめ事務局に登録されたＩＴツールの導入費用」と定められています。申請者は、登録済みのITツールの中から導入するものを選び、1種類以上の業務プロセスを含む形で交付申請します。CareBase（ケアベース）は、公式のITツール検索で「CareBase活用プラン」（株式会社ウィルグループ）として登録が確認できます（2026年9月17日時点）。登録内容は年度や回次で更新されますので、申請時は最新の登録状況を同じ検索で確かめてください。
月額の利用料はクラウド利用料として最大2年分まで
月額課金のクラウドサービスを載せる区分は、購入費ではなくクラウド利用料です。CareBase（ケアベース）のマニュアル・記録の月額利用料は固定額ですので、この区分に計上できます。上限は2年分で、定められた期間を超えた金額は補助対象外です。サブスクリプション型のITツールは登録時に1年分の利用料金で登録され、2年分を申請する場合は交付申請のときに利用年数を申請する仕組みになっています（ＩＴツール登録要領）。計上できる範囲と受け取れる額は別で、交付額は補助率と補助額の上限で決まります。
初期設定・導入研修・保守サポートは役務として対象
対象になるのはソフトの利用料だけではありません。通常枠は、導入コンサルティング、導入設定・マニュアル設定・導入研修、保守サポートを役務として補助対象に挙げています。CareBase（ケアベース）は初期設定や運用設計の相談から導入後の活用支援まで対応していますので、これらの費用は役務の区分に対応づけられます。役務の補助対象経費は、ITツール登録時に申告した業務内容と価格が上限です。
補助率は原則1/2、最低賃金の要件を満たすと2/3
通常枠の補助率は1/2以内です。令和6年10月から令和7年9月までの間で、当該期間における地域別最低賃金以上かつ令和7年度改定の地域別最低賃金未満で雇用している従業員が全従業員の30%以上である月が3か月以上ある場合は、2/3になります。補助額は1プロセス以上で5万円以上150万円未満、4プロセス以上で150万円以上450万円以下です。補助額のレンジは制度改定で変わりますので、申請する回の公募要領で確かめてください。
締切は年に複数回、交付決定前の契約は対象外
通常枠には1次締切分から7次締切分までの締切回が設定されています。公式に公表されるのは確定した回の日程だけで、2026年9月17日時点で表示されている5次締切分は2026年9月29日17時締切、交付決定日は2026年11月9日（予定）です（事業スケジュール）。締切時間を過ぎた申請はいかなる理由でも受け付けられません。交付決定前に契約・発注・納品・支払いを行った場合は補助金を受けられませんので、契約は交付決定の通知を受け取ってからにします。リース・レンタル契約のITツールも対象外です。
| 費目 | デジタル化・AI導入補助金での区分 | 見積で分けておくこと |
|---|---|---|
| 介護ソフトの月額利用料 | クラウド利用料として最大2年分まで対象 | 月額と利用年数（1年か2年か） |
| 初期設定・導入研修 | 役務として対象 | 設定・研修の業務内容と時間数 |
| 保守サポート | 役務として対象（ソフトの利用期間内で最大2年分） | 保守の範囲と期間 |
| タブレット・通信環境 | 補助対象はソフトウェアとオプション・役務。端末は検索結果一覧に含まれない | ソフトの見積と分けて用意する |
制度公式が費目として明示しているものだけを記載しています（出所: デジタル化・AI導入補助金2026 通常枠 公募要領・ITツール登録要領に基づき編集部作成）
月額利用料・初期設定・導入研修・保守サポート・端末の5つに分けて見積を取れば、対象経費の区分にそのまま当てはめられます。 CareBase（ケアベース）の料金は1施設あたりの月額制で、プランにより異なります。詳細はお問い合わせください。
月額と初期設定の費用を分けて確かめたい方は
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外国人職員を雇用する施設は人材確保等支援助成金を別枠で検討する
人材確保等支援助成金の外国人労働者就労環境整備助成コースは、CareBase（ケアベース）の翻訳機能・多言語動画マニュアルに対応する助成金です。デジタル化・AI導入補助金と横に並べる制度ではなく、外国人職員を雇用する施設がデジタル化・AI導入補助金に足して検討する別枠として扱います。
導入費用の補助ではなく、措置の導入に対する定額の給付
このコースの支給額は、講じた措置1つにつき20万円、上限80万円の定額です（厚生労働省 支給要領（令和8年4月1日改正））。CareBase（ケアベース）の費用に割合を掛けて補助する仕組みではありません。措置は5種類あり、雇用労務責任者の選任と就業規則等の多言語化の2つが必須で、それに苦情・相談体制の整備、一時帰国のための休暇制度の整備、社内マニュアル・標識類等の多言語化のいずれかを加えます。対象になる外国人労働者は、雇用保険の被保険者として直接雇用している人です。外国人を雇用していない施設には当てはまりません。
多言語の動画マニュアルは「社内マニュアル・標識類等の多言語化」の手段になり得る
支給要領は「社内マニュアル・標識類等」を、安全衛生・ハラスメント・福利厚生等に関する「マニュアル（教材）・標識類その他の文書（動画を含む。）」で、恒常的・継続的に労働者に提示されるものと定義しています。計画期間に新たに多言語化し、対象の外国人労働者に周知することが要件です。CareBase（ケアベース）の動画マニュアルは、母国語で手順を確認できる形で職員に提示し続ける仕組みですので、この措置の手段になり得ます。ただし、要領やQ&Aが例示している支給対象経費は外部委託時の委託料や標識類の設置・改修費で、クラウド利用料への言及はありません。CareBase（ケアベース）による多言語化がこの措置に該当するかは、管轄の労働局に事前に確認してください。なお、特定技能外国人を雇用する事業所は「苦情・相談体制の整備」を選べないため、選択措置は一時帰国のための休暇制度か社内マニュアル・標識類等の多言語化になります。
令和8年10月施行予定の改正で最大25万円へ。改正前で受けるなら施行前に計画を提出する
厚生労働省は、このコースの支給額を見直す省令案を公表しています。措置を「雇用労務責任者の選任と苦情・相談対応」「就業規則・社内マニュアル等の多言語化」の2つに統合して20万円、一時帰国のための休暇制度を加えた場合に追加5万円の、合計最大25万円とする内容で、公布日は令和8年10月（予定）、施行は公布の日です（e-Gov 雇用保険法施行規則の一部を改正する省令案 概要・意見募集2026年8月15日〜9月13日）。経過措置として、施行前に就労環境整備計画を都道府県労働局長に提出した事業主には、改正前の要件と支給額が適用されます。改正前の上限80万円で受けるなら、公布前に計画を提出しておく必要があります。2026年9月17日時点では公布前の案ですので、確定した内容は厚生労働省のコース案内で確かめてください。
計画の提出から支給まで1年以上かかり、離職率の要件がある
手続きは、就労環境整備計画の提出、措置の導入と外国人労働者への実施、離職率の算定、支給申請の順です。
- 計画期間（3か月以上1年以内）の初日から6か月前〜1か月前までに、就労環境整備計画を管轄労働局へ提出する
- 計画期間内に措置を新たに導入し、対象の外国人労働者に実施・周知する
- 措置の実施日の翌日から6か月間の外国人労働者の離職率を算定する（15%以下が要件）
- 離職率算定期間の末日の翌日から2か月以内に支給申請する
計画の提出から支給まで1年を超えます。計画の提出前に費用の一部でも支払うと支給対象外になりますので、CareBase（ケアベース）の契約と課金の開始時期は計画の提出後に置きます。
介護テクノロジー導入支援事業と業務改善助成金はCareBase（ケアベース）では対象になりにくい
介護テクノロジー導入支援事業と業務改善助成金は、介護ソフトの補助金として検索すると必ず候補に挙がる制度です。制度そのものは有効ですが、要件の書き方がCareBase（ケアベース）の機能と費用の形に合わないため、最初の確認先にはなりません。何が合わないかを制度ごとに書きます。
介護テクノロジー導入支援事業｜TAIS掲載と一気通貫が軸で、要綱は都道府県ごとに異なる
旧「ICT導入支援事業」は令和6年度に「介護ロボット導入支援事業」と統合され、介護テクノロジー導入支援事業に再編されました（厚生労働省 令和6年度予算 介護テクノロジー導入支援事業）。令和8年度に都道府県が公募している事業の多くは、令和7年度からの繰越分にあたる介護テクノロジー定着支援事業を財源にしています。国の実施要綱が定める補助対象の区分は、TAISに「介護テクノロジー」として掲載された機器等、介護ソフトの定着促進支援（端末やWi-Fi環境）、実施主体が判断するその他の3区分に、複数の機器をまとめて導入するパッケージ型導入支援を加えた構成で、介護ソフトの要件は「記録業務、情報共有業務、請求業務を一気通貫で行うことが可能となっているものであること（転記等の業務が発生しないものであること）」です（令和8年度（令和7年度からの繰越分）介護テクノロジー定着支援事業実施要綱）。補助率や区分の採否は都道府県ごとに書き分けられており、埼玉県はTAISに登録のない介護ソフトを補助対象外としています（埼玉県）。
CareBase（ケアベース）の記録機能は、請求業務まで含む一気通貫の要件やTAIS選定の要件を満たさないため、この制度では対象になりにくいというのが実態です。可能性が残るのは1点だけで、大阪府の要綱は「その他」の区分に「間接業務時間の削減等の業務の効率化」に有効と知事が判断した機器等を置き、バックオフィスソフトを例示しています（大阪府）。AI議事録のような間接業務を効率化する機能をこの区分で対象にできるかは都道府県の判断次第で、その他の区分を設けていない自治体では申請の入口がありません。制度の仕組みは【2026年版】介護テクノロジー導入支援事業とはで詳しく解説しています。
業務改善助成金｜賃上げが前提で、月額利用料は対象外
業務改善助成金は、事業場内で最も低い賃金を一定額以上引き上げ、あわせて生産性向上に資する設備投資等を行った中小企業事業主に、その費用の一部を助成する制度です（厚生労働省 業務改善助成金）。賃上げの計画とセットで、賃金を引き上げる労働者がいない場合は申請できません。この前提が、CareBase（ケアベース）の導入だけを目的に使いにくい理由です。
助成対象経費は、原則として資産計上される「購入費用」です。CareBase（ケアベース）のようなシステムの月額利用料（サブスクリプション）は対象外ですので、CareBase（ケアベース）は月額課金のため主要な費用が対象になりません。加えて、パソコン・タブレット端末・スマートフォンとその周辺機器は機械装置等購入費から除かれています（業務改善助成金 交付要領・別紙3）。賃上げの計画があり、購入型の設備投資をあわせて行う施設向けの制度で、CareBase（ケアベース）の費用を回収する経路にはなりません。
| 制度 | 対象の判断に使う要件 | CareBase（ケアベース）との合わなさ |
|---|---|---|
| 介護テクノロジー導入支援事業 | TAISに掲載された介護テクノロジー、または記録・情報共有・請求を一気通貫で行える介護ソフト。区分の採否は都道府県が判断 | 記録機能は請求業務を含まず、TAIS選定もない。その他の区分を設ける都道府県でのみ判断の余地がある |
| 業務改善助成金 | 事業場内最低賃金の引き上げと、生産性向上に資する購入型の設備投資等 | 賃上げが前提。月額利用料（サブスクリプション）は対象外で、端末も対象外 |
2制度の要件と、CareBase（ケアベース）の機能・費用の形との対応を並べています（出所: 令和8年度 介護テクノロジー定着支援事業実施要綱、埼玉県・大阪府の公募案内、厚生労働省 業務改善助成金 交付要領に基づき編集部作成）
制度名で候補を集めるのではなく、月額の固定費が対象経費に載る制度から順に当たれば、CareBase（ケアベース）ではデジタル化・AI導入補助金が最初の確認先になります。 なお、自施設が対象になるかは、申請先の事務局・労働局・都道府県の担当窓口で確認してください。
申請から入金までの進め方——交付決定の前と後で変わること
交付決定を境に、見積を取る位置と契約する位置を分けた時系列（出所: デジタル化・AI導入補助金2026 通常枠の公募要領と事業スケジュールに基づき編集部作成）
デジタル化・AI導入補助金の申請は、公募要領の確認、IT導入支援事業者への相談と見積、交付申請、交付決定、契約・納品・支払い、実績報告、交付の順に進みます。費用はいったん施設が立て替えますので、資金の計画には立て替えの期間が要ります。締切から交付決定まで約1か月半、交付決定から実績報告と入金までさらに数か月です。
| 段階 | 時期の例（通常枠 5次締切分） | 交付決定との関係 |
|---|---|---|
| 公募要領の確認・現状の測定 | 締切の前 | 契約・発注は始めない |
| IT導入支援事業者への相談・見積 | 締切の前 | 見積は取ってよい |
| 交付申請 | 2026年9月29日17時締切 | 締切時間を過ぎると受け付けられない |
| 交付決定 | 2026年11月9日（予定） | ここから契約・納品・支払いに進める |
| 契約・導入・運用開始 | 交付決定のあと | 決定前の契約・発注・支払いは対象外 |
| 実績報告・入金 | 事業実施期間内に報告 | 報告のあとに交付される |
5次締切分の日程を例に、見積を取る位置と契約する位置を分けて示しています。締切回は随時更新されます（出所: デジタル化・AI導入補助金2026 事業スケジュールと通常枠の公募要領に基づき編集部作成）
公募が出る前に、いまの時間を測っておく
締切回は複数ありますが、1回あたりの申請期間は長くありません。締切が近づいてから現状の測定を始めると、申請書に書く数字がそろわないまま締切を迎えます。次の締切回を目安に、朝の申し送りに何分かかっているかを数回測っておくのが先です。人材確保等支援助成金を併用する施設は、計画期間の初日から6か月前〜1か月前という計画の提出期限が先に来ますので、外国人職員の名簿と措置の予定を同じ時期にそろえます。
見積と導入計画をそろえて交付申請する
デジタル化・AI導入補助金の申請は、登録ITツールを提供するIT導入支援事業者と組んで進めます。見積を取ることは契約ではありませんので、交付決定より前でも問題ありません。導入したいプランと人数、初期設定や研修の有無、利用年数を1年にするか2年にするかが、先に決めておく項目です。見積は、月額利用料と役務が分かれた形で用意します。
交付決定を受けてから契約・導入に進む
交付決定の通知は、5次締切分の例では締切の約1か月半後に届きます。交付決定より前に契約・発注・納品・支払いを済ませた経費は対象から外れますので、導入の時期は交付決定のあとに置きます。取り違えやすい例が「4月に導入したいから3月に契約する」という組み立てです。導入したい月から逆算するときは、交付決定の時期を先に置いて予定を組みます。支払いは補助事業者名義の口座からの銀行振込またはクレジットカード1回払いに限られ、別名義の口座から支払うと補助金を受けられません。
実績報告を出したあとに入金される
補助金は、事業実施期間内に契約・納品・支払いを済ませ、実績報告を提出したあとに交付されます。契約書・請求書・振込受領書などの書類は、補助事業の完了した年度の終了後5年間保管します。資金の計画は、入金の時期ではなく支払いの開始時期を基準に立てます。
申請書に書く効果指標は、導入前に測れるものから選ぶ
申請書には、導入で何がどう変わるかを示す効果指標（KPI）を書きます。選ぶ基準は、導入の前に測れて、導入の後も同じ方法で測れることです。CareBase（ケアベース）を導入した埼玉県久喜市の特別養護老人ホーム鷲宮苑（90床・従来型）では、朝の口頭申し送りが15〜30分から数分になり、教える側の負担も半減しています。これはおはよう21 2026年7月号の取材による1施設の実績です。申し送り・記録・新人指導にかかる時間はストップウォッチで測れますので、申請の前に1つ選んで測っておけば、実績報告でも同じ基準で比べられます。導入後の変化はCareBase（ケアベース）導入で介護現場はこう変わるが参考になります。
補助金・助成金の申請でつまずくところ｜現場の本音と申請書の書き方
助成金の存在は分かっていても、申請の負担を理由に導入を先送りする施設もあります。制度の説明だけでは見えにくい「申請のリアル」を整理しておくと、踏み切るかどうかの判断がしやすくなります。ここでは、施設との商談で実際によく伺う本音と、活用するときのポイントを紹介します。
現場から挙がる3つの負担｜あと払い・要件の複雑さ・準備の時間
CareBase（ケアベース）の導入相談でよく伺うのは、次の3つです。
- 申請の準備に時間がかかるため、来期に回したい
- 補助金は原則あと払いで、入金が後になるのが資金繰りのうえでネックになる
- 要件が複雑で、どの制度が自施設に当てはまるのかを追いかけにくい
いずれも制度そのものへの不満ではなく、限られた人員で通常業務をこなしながら申請準備を進める難しさから出てきます。とくにあと払いは、採択されても導入費用をいったん自施設で負担する期間が生じるということです。デジタル化・AI導入補助金の5次締切分の例では、締切から交付決定まで約1か月半、そこから実績報告と入金までさらに数か月。人材確保等支援助成金は計画の提出から支給まで1年を超えます。補助金・助成金を前提に導入時期を決めるなら、この時間差を資金計画へ先に織り込みます。
補助金・助成金を活用するときの5つのポイント
- 自施設が対象になる制度を早めに確認する。デジタル化・AI導入補助金は年に複数回の締切があり、逃しても次の回で申請できる
- 導入するツールが対象製品の要件を満たすかを確認する。判断の材料は登録ITツールの該当で、公式のITツール検索で製品名から確かめられる
- 導入前に計画を立てる。どの業務を何分減らすか、情報共有をどう改善するか、職員の定着にどうつなげるかを決めておく
- 導入後のフォローと報告まで含めて設計する。実績報告や書類の保管を求める制度がある
- 補助金・助成金ありきで選ばない。現場の課題を起点にして、制度は後押しの手段として扱う
5つ目が抜けると、対象になる制度に合わせて導入するものを決めることになります。順序が逆です。どの業務のどの時間を減らすかを先に決めます。
申請書に書く内容は5つの要素で組み立てる
CareBase（ケアベース）が導入の相談で扱ってきた範囲では、書類の差し戻しや減額は、次の5つのどれかが欠けているときに起きています。
- 数値のある課題と効果を書く（例: 記録に1人1日50分かかっている状態を、導入後は30分にする）
- 導入後の運用体制を書く（誰が管理者になり、誰が現場研修を担当するか）
- 段階的な導入スケジュールを書く（1か月目は記録機能、2か月目は動画マニュアルの作成、3か月目は申し送りの統合、など）
- 見積の内容を具体的に書く（利用する人数、研修の時間数、利用年数）
- 提出前に第三者の目を通す（行政書士・社会保険労務士に確認してもらうと書類の不備が減る）
1つ目の数値は、導入の前に測っていないと書けません。朝の申し送りに何分かかっているか、記録に1人あたり何分使っているかを、締切が来る前に1回測っておきます。
よくある失敗パターンと防ぎ方
| No | 失敗パターン | 防ぎ方 |
|---|---|---|
| 1 | 効果指標があいまいで、効果が見えないと判断される | 導入前に測れて導入後も同じ方法で測れる指標を1つ決める |
| 2 | 実績報告の資料が足りず、交付額が減る | 測った記録・見積・契約書・請求書・振込受領書を申請時から1か所にまとめる |
| 3 | 現場に運用が浸透せず、導入が遅れる | 管理者と研修担当を申請書の段階で決めておく |
| 4 | 交付決定の前に契約してしまい、対象外になる | 契約書に判を押す日を交付決定の通知が届いたあとに置く |
出所: CareBase（ケアベース）が導入相談で確認してきた申請の実務に基づき編集部作成
なお、採択後も効果測定と実績報告が求められ、報告を怠ると返還の対象になる場合があります。申請して終わりではなく、導入後の効果を数値で残すところまでを一続きで設計しておきます。
現場スタッフの声から見る導入後の変化
投資に見合うかどうかは、減らせた時間の数字だけでなく、現場が何をやめられたかでも判断できます。ここで挙げるのは、介護専門誌『おはよう21』の取材で確認できた2施設の発言です。いずれも1施設ずつの事例で、同じ変化がどの現場でも起きることを示すものではありません。
教育｜「まず見よう」が現場の合言葉になった
特別養護老人ホーム鷲宮苑（埼玉県久喜市・90床の従来型施設）では、導入前は紙のマニュアルを引っ張り出して見ていると「何を今さら」という空気があり、更新も日々の業務では追いつかない状態でした。導入から1年で、タブレットの画面を確認する動作が気にならないものになり、「まず見よう」が現場の合言葉になっています。やり方が違えば動画を基準に直していく形になり、教える側と教わる側に共通の型が戻りました（おはよう21 2026年7月号の鈴木英幸施設長インタビュー）。
「体を横に向けます」という言葉では伝わらない足や腕の位置まで動画で見えるため、教える側の負担は半減したと語られています。この部分は、申請書に書く効果としてそのまま使えます。教える時間が何分減ったかは、導入の前後で同じ方法で測れます。
申し送り｜既読が見えて「聞いてません」が通じなくなった
同施設では、申し送りをExcelで管理していた頃は各フロアへ行かないと情報を見られず、通知も届かないため「聞いてません」が起きていました。出勤したら申し送り画面を確認する運用に変えたことで、朝の口頭申し送りは15〜30分から数分に短くなり、既読が見えるため行き違いも起きにくくなっています。
口頭の申し送りは、当日出勤する職員全員の時間を同時に押さえます。1回あたりの短縮が数分でも、立ち会う人数と勤務日数を掛け合わせると施設全体では差が出ます。自施設の朝の申し送りに何分かかり、何人が立ち会っているかを1回数えておくと、申請書の効果指標にそのまま使えます。
外国人職員｜母国語での確認が立ち上がりを支える
鷲宮苑にはミャンマー出身の特定技能職員が12名在籍しています。鈴木施設長は導入前の理解度について「『大丈夫ですか』と聞くと『はい』と返ってくるけど、実際にやらせてみたら全然大丈夫じゃなかった、というのが8割くらいありました」と振り返っています。翻訳機能で母国語のマニュアルを読めるようになったことで理解が深まり、仕事への自信につながったといいます。
職員の半数が海外出身の介護老人保健施設ぽっかぽっか（埼玉県白岡市）では、本田江里香介護部長が「文章より動画で観るほうがわかりやすいうえ、翻訳機能がついているので、わからないときはすぐに確認できる点が便利です」と話しています。ミャンマー出身のポー・ニン・ニンさんも、来日当初は専門用語が難しく「申し送りを聞いてもわからなかった」ものの、使ってみて「仕事の流れもわかるし、記録の仕方もわかる」と語っています（おはよう21 2026年9月号の取材）。
外国人職員の理解を支える多言語マニュアルは、人材確保等支援助成金の措置の手段になり得るうえ、採用や教育にかかる費用まで含めた投資対効果の判断材料にもなります。
補助金・助成金が使えなかったときに、投資は見合うか
月額の費用と、職員数で掛け合わせた削減時間の試算を並べた採算の見方（出所: CareBase（ケアベース）の料金体系に基づき編集部作成。削減時間は1人1日10分・職員30人・月20日勤務の仮定による試算）
補助金・助成金が使えなくても、月額の費用と減らせる時間を並べれば、投資が見合うかを自施設の数字で判断できます。CareBase（ケアベース）の料金は1施設あたりの月額制で、プランにより異なります。減らせるのは申し送り・記録・教育にかかる時間ですので、職員数と勤務日数で掛け合わせて比べます。
月額の費用と、減らせる時間を並べて見る
料金は1施設あたりの月額制で、マニュアルシステム、記録システム、両方を使えるプランに分かれます。いずれも1施設あたりの金額ですので、複数の施設で使う場合は施設数で掛けます。詳細はお問い合わせください。仮に1人あたり1日10分が減るとすると、職員30人が月20日勤務する施設では月100時間です。この時間を人件費に置き換えた額と月額を並べれば、補助金・助成金の可否と切り離して採算を見られます。
補助金・助成金を使わずに導入した施設もある
補助金が取れなければ導入できない、とは限りません。埼玉県白岡市の介護老人保健施設ぽっかぽか（社会福祉法人 大樹会）は、2025年3月に補助金を使わずにCareBase（ケアベース）を導入しています。導入後のアンケートでは96％以上の職員が「内容が分かりやすく、現場で役立つ」と回答しました。これはぽっかぽか1施設の導入後アンケートの結果です。それでも、採否を待たずに導入を決めた施設が実在することは、投資判断の材料になります。導入の経緯と職員の反応はケアベース導入で何が変わる？現場の声から見る効果と成功事例もあわせて確認してください。
補助金で導入した後に効果を出すには準備が要る
補助金は費用を下げる手段であって、効果を保証する仕組みではありません。厚生労働省は、導入支援補助金を利用して介護テクノロジーを導入したものの、十分に効果が実感されていない事例も見られるとしています。そのうえで活用の効果を、「介護テクノロジーの導入」と「マネジメント」の掛け算で説明しています（厚生労働省 介護分野における生産性向上の取組の支援・普及に向けた推進体制について（令和7年度改定版））。補助金の可否より先に何をどれだけ変えるかを決めておくほうが、投資の判断はぶれません。
処遇改善加算の職場環境等要件としても整理できる
費用を回収する経路は補助金だけではありません。CareBase（ケアベース）の動画マニュアルは、厚生労働省が示す生産性向上の取組の進め方に位置づけられた取組（18番・20番）に当たります。処遇改善加算には、職場環境の改善に関する要件（職場環境等要件）として生産性向上の取組を届け出る仕組みがあり、この運用はその取組として整理できます。どの番号がどの取組かを含め、進め方の全体像は【2026年版】介護の生産性向上とは？7つの取組と進め方を解説で扱っています。
月額の費用と、申し送り・記録・教育で減らせる時間を職員数で掛け合わせて比べれば、採否の結果を待たずに導入の判断ができます。
補助金・助成金の相談から運用の定着まで一緒に進めるなら CareBase（ケアベース）
CareBase（ケアベース）は、記録・申し送り・動画マニュアル・法定研修管理を1つのシステムで扱う介護施設向けのクラウドサービスです。デジタル化・AI導入補助金の登録ITツールとして申請でき、自治体ごとに活用できる補助金・助成金を調べたうえで候補を示しますので、どの制度に当たりをつけるかという段階から相談できます。
補助金・助成金を前提に仕組みを選ぶときの見方は3つです。対象経費に載せられる費目がそろっているか、導入の前後で同じ方法で測れる指標があるか、交付決定から実績報告までの期間内に運用が立ち上がるかを見ます。紙のマニュアルとExcelの申し送りを続けたまま端末だけを増やすと、載せられる費目が端末に偏り、指標も同じ方法では測りにくくなります。
CareBase（ケアベース）は、記録漏れと重複入力を減らします。未記録の管理機能と、バイタルからケース記録・申し送り・個別ポイントへの自動転記が働きます。動画マニュアルは多言語に対応し、複数の施設は本部統制機能で一元管理できます。料金は1施設あたりの月額制です。プランにより異なりますので、詳細はお問い合わせください。導入している法人は100社以上にのぼります。初期設定や運用設計の相談から導入後の活用支援まで対応していますので、限られた期間でも運用の立ち上げまで一緒に進められます。
申し送りに何分かかっているかを今すぐ数えられない施設や、締切が近づいてから見積を集め始めている施設に向いています。まずは朝の申し送りの時間を1回測るところから始めてください。外国人職員を雇用している施設は、人材確保等支援助成金の計画提出の時期も同じ表に並べておくと、2つの制度を1年の中で組み立てられます。機能と料金プランの全体像は【2026年版】carebase（ケアベース）とは？全機能・料金プラン・導入事例で確認できます。
CareBase（ケアベース）の補助金・助成金についてよくある質問
補助金と助成金は何が違いますか
補助金は、申請した事業の内容が審査され、採択された事業者に交付される仕組みです。予算の枠があるため、要件を満たしても採択されないことがあります。助成金は、定められた要件を満たすことで受けられる仕組みで、人材確保等支援助成金のように措置の導入や離職率の要件が決められています。名称がどちらでも、公募要領や支給要領で対象事業者・対象経費・支出の時期を読む手順は変わりません。
締切はいつですか。年度の途中からでも間に合いますか
デジタル化・AI導入補助金の通常枠には1次から7次までの締切回があり、確定した回の日程だけが公式の事業スケジュールに公表されます。年度の途中で気づいても、次の締切回に向けて見積の取得と現状の測定から始められます。人材確保等支援助成金は計画期間の初日から6か月前〜1か月前までに計画を提出する仕組みで、令和8年10月に公布予定の改正前の支給額で受けるには公布前の提出が要ります。
CareBase（ケアベース）は介護テクノロジー導入支援事業の対象になりますか
対象になりにくい制度です。国の実施要綱はTAISに掲載された介護テクノロジーと、記録・情報共有・請求を一気通貫で行える介護ソフトを補助対象の軸にしており、請求業務を含まないCareBase（ケアベース）の記録機能はこの軸に乗りません。都道府県が「その他」の区分を設けている場合に、都道府県の判断で対象にできる余地が残る程度です。
業務改善助成金でCareBase（ケアベース）の月額利用料は対象になりますか
対象外です。業務改善助成金の助成対象経費は、原則として資産計上される購入費用で、システムの月額利用料（サブスクリプション）は対象になりません。加えて、申請には事業場内最低賃金の引き上げが前提で、タブレット等の端末も対象外です。CareBase（ケアベース）の費用に使える制度としては、デジタル化・AI導入補助金を先に確認してください。
CareBase（ケアベース）で補助金・助成金の申請について相談できますか
相談できます。CareBase（ケアベース）は、自治体ごとに活用できる補助金・助成金を調べたうえで候補を整理します。導入の前後では、初期設定や運用設計の相談から導入後の活用支援まで対応します。記録・申し送り・動画マニュアル・法定研修管理を1つのシステムで扱いますので、どの費目を対象経費に載せるかもあわせて整理できます。まずはサービス資料で対応の範囲を確認してください。
まとめ
CareBase（ケアベース）の導入費用が素直に乗るのは、デジタル化・AI導入補助金です。月額利用料はクラウド利用料として最大2年分まで対象経費に載ります。外国人職員を雇用する施設は、多言語動画マニュアルを措置の手段にできる人材確保等支援助成金を別枠で足します。介護テクノロジー導入支援事業と業務改善助成金は、要件がCareBase（ケアベース）の機能と費用の形に合わないため後回しです。次の締切回を目安に、いまの申し送り時間を1回測るところから始めてください。
CareBase（ケアベース）は、補助金・助成金の相談から導入後の定着支援までを一続きで進められます。
導入の相談から運用の定着まで一緒に進めたい方は
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介護ソフトの導入や見直しをご検討中の方は、まずは情報収集から始めてみませんか。
carebase（ケアベース）では、現場に定着する介護記録システムとして、多くの事業所でご活用いただいています。
費用や機能、導入事例について詳しく知りたい方は、お気軽にお問い合わせください。
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