2026.8.21
介護の無駄な業務を洗い出す手順と減らし方｜現場の改善策
介護の無駄な業務は、記録の二重入力や重複した情報共有など、利用者に直接接しない間接業務に集中します。減らす順番は、業務時間を見える化し、やめる業務と統合する業務を決めてから、残る作業を記録と共有が一体の仕組みへ載せる流れです。「何から減らすか」で迷う段階に向けて、無駄になりやすい業務と洗い出しの手順を整理します。
記録の二重入力を減らして間接業務を軽くしたい方は
CareBase（ケアベース）のサービス資料をダウンロード
介護の「無駄な業務」とは何を指すのか
左の直接的なケアは削らず、右の間接的業務にある重複した転記を対象にする（出所: 厚生労働省「介護分野における生産性向上ポータルサイト」に基づき編集部作成）
介護の無駄な業務とは、記録の転記や重複した情報共有など、利用者に直接接しない間接業務のムダを指します。厚生労働省のガイドラインは介護の業務を「直接的なケア」と「間接的業務」に分け、改善の対象を後者に置いています（厚生労働省 介護分野における生産性向上ポータルサイト、2026年8月時点）。
直接的なケアは、食事介助・排泄介助・入浴介助といった身体介護や、掃除・洗濯などの生活援助です。間接的業務は、情報の記録・入力、各種会議、研修への参加など、利用者とは直接接しない形で行う仕事を指します。ケアの手順そのものを削ろうとすると、サービスの質に跳ね返ります。最初に見るべきなのは、後者の間接的業務です。
ムリ・ムダ・ムラで業務を分類する
間接的業務を分類する枠組みが、ムリ・ムダ・ムラの3つ、いわゆる3Mです。同ガイドラインは、それぞれを目的と手段の関係で定義しています。ムリは目的に対して手段が下回る状態、ムダは手段が上回る状態、ムラは下回ったり上回ったりする状態です。
| 要素 | 定義 | 介護現場の例 |
|---|---|---|
| ムリ | 設備や人材の心身への過度の負担 | 経験の浅い職員がいきなり一人で夜勤に入る／体重80kgの利用者のポータブル移乗を女性職員1人で対応する |
| ムダ | 省力化できる業務 | 利用者を自宅に送った後、忘れ物に気づいてもう一度届ける／バイタルなどの記録を何度も転記している |
| ムラ | 人・仕事量の負荷のばらつき | 手順どおりに作業する職員と自己流の職員が混在する／曜日によって食事介助の人数が変わり対応に差が出る |
出所: 厚生労働省「介護分野における生産性向上ポータルサイト」（介護の生産性）を基に作成
注目したいのは、ムダの例として挙げられているのが「記録」ではなく「記録を何度も転記している」ことだという点です。書くこと自体ではなく、同じ情報を二度三度と書き写す工程が省力化の対象になります。
介護現場で無駄になりやすい業務6つ
無駄になりやすいのは、記録の二重入力、重複した情報共有、目的があいまいな会議、探す時間、手作業のシフト調整、使われていない帳票の6つです。いずれも「同じ情報や同じ動作が複数回発生している」という共通の構造を持ちます（厚生労働省、2026年8月時点）。
1. 記録の二重入力と転記
紙の記録用紙に書いた内容を、あとからパソコンへ入力し直す。バイタルの数値をケース記録と申し送りノートの両方に書く。こうした転記は、ガイドラインがムダの代表例として挙げている工程です。1回あたりは数分でも、利用者数と職員数を掛けると1日の合計は無視できない量になり、入力先が多いほど誤記のリスクも増えます。記録を電子化する場合の費用や法的な要件は、介護記録の電子化で詳しく整理しています。
2. 同じ情報を何度も伝える申し送りと確認
口頭の申し送り、ノート、ホワイトボード、個人へのメッセージ。伝達経路が並行して存在すると、同じ内容を複数の場所へ書き、受け取る側も複数の場所を見に行くことになります。さらに「聞いていない」を防ぐために、フロアで同じ確認が繰り返されます。厚生労働省は、情報共有の工夫として「どのような情報を、誰に、いつ共有するか」を先に決めることを挙げています（厚生労働省、2026年8月時点）。経路を1本にまとめる具体的な進め方は申し送りの電子化にまとめました。
3. 目的があいまいなまま続く会議
毎月開いているが、何を決める場なのかが共有されていない会議は、報告の読み上げで時間が終わります。決定事項が残らず、次回に同じ議題が戻ってくる状態です。会議そのものをなくす判断より先に、その会議で何を決めるのかを1行で書けるかを確認すると、統合できる会議が見えてきます。
4. 物と情報を探す時間
備品がどこにあるか分からない、必要な書類が見つからない、前回の対応履歴がすぐに出てこない。探す時間は記録に残らないため、業務量として認識されにくい種類のムダです。ガイドラインは5Sの整頓として、定置・定品・定量の三定と、探す手間を省く手元化を挙げています。紙オムツを決まった棚に5個ある状態で置く、といった具体例が示されています（厚生労働省 生産性向上ポータルサイト、2026年8月時点）。
5. 手作業のシフト作成と勤務調整
紙とエクセルで組むシフトは、作成そのものに時間がかかります。急な欠勤が出るたびに組み直しが発生し、特定の職員に夜勤や休日勤務が寄ると、負荷のばらつき、つまりムラが固定化しやすくなります。ガイドラインがムラの例として挙げる「曜日によって食事介助のスタッフ数がばらつく」状態は、シフト設計の結果として現れるものです。
6. 使われていない帳票・重複した項目
誰も見返していない帳票や、複数の様式に同じ項目が並んでいる状態は、記入の手間をそのまま増やします。厚生労働省は記録・報告様式の工夫として、まず帳票と項目の必要性を見直すことを示しており、重複が見つかればそこが効率化の機会になります（厚生労働省、2026年8月時点）。
| 無駄になりやすい業務 | 3M分類 | 起きていること | 打ち手の方向 |
|---|---|---|---|
| 記録の二重入力・転記 | ムダ | 同じ情報を2か所以上へ書く | 入力先を1つにして転記をなくす |
| 重複した申し送り・確認 | ムダ | 伝達経路が並行して存在する | 共有する情報・相手・タイミングを決める |
| 目的があいまいな会議 | ムダ | 決定事項が残らず議題が再来する | 会議ごとに決めることを1行で定義する |
| 物と情報を探す時間 | ムダ | 置き場と履歴の所在が定まっていない | 5Sの三定と手元化、履歴の集約 |
| 手作業のシフト調整 | ムラ | 負荷が特定の職員に寄る | 役割分担と勤務の偏りをならす |
| 使われていない帳票・重複項目 | ムダ | 見返されない記入が続く | 帳票と項目を見直して統合する |
出所: 厚生労働省「介護分野における生産性向上ポータルサイト」の3M例示および業務改善の7つの取組を基に作成
6つを並べると、削るべきなのは業務そのものではなく、同じ情報や同じ動作が二度以上発生している箇所だと分かります。
無駄な業務が生まれる3つの原因
人員側の解決には時間がかかるため、業務設計側の3点が先に着手できる（出所: 介護労働安定センター「令和7年度介護労働実態調査」に基づき編集部作成）
無駄が生まれる原因は、様式と情報の分散、役割分担が決まっていないこと、見直す機会が仕組みになっていないことの3つです。いずれも職員個人の働き方ではなく、業務設計の側にあります。
1. 記録の様式と情報が分散している
記録用紙、申し送りノート、連絡帳、ホワイトボードと入力先が増えるほど、同じ情報を書く回数が増えます。ひとつの様式を追加した瞬間は小さな追加でも、日次で積み上がれば転記の総量です。
2. 誰がやるかが決まっていない
誰がやってもよい業務は、手が空いた人か、気づいた人がやります。結果として特定の職員に業務が寄り、負荷のばらつきが固定します。
3. 見直す機会が仕組みになっていない
日々の運営が回っている限り、帳票や会議は前年と同じ形で続きます。令和7年度の調査では、労働条件や仕事の負担についての悩みとして「人手が足りない」を挙げた介護労働者が52.3%と最も多く、従業員が不足しているとした事業所は65.8%でした（介護労働安定センター 令和7年度介護労働実態調査、2026年7月公表）。人員側の解決には時間がかかるため、工程側を変えるほうが先に着手できます。人員確保の全体像は介護の人手不足の現状と原因で扱っています。
何から減らす？無駄な業務の洗い出しと優先順位のつけ方
測る、分類する、3つの行き先へ仕分けるの順で優先順位が決まる（出所: 厚生労働省「介護分野における生産性向上ポータルサイト」に基づき編集部作成）
洗い出しは「測る」「3Mで分類する」「やめる・統合する・仕組みに載せるへ仕分ける」の順で進めます。厚生労働省は改善活動を6つの手順で示し、課題把握シートと業務時間見える化ツールを公開しています（厚生労働省、2026年8月時点）。
まず業務時間を測って見える化する
改善の起点は、感覚ではなく実測です。ガイドラインの手順2は、課題把握シートで取り組む課題を洗い出し、業務時間見える化ツールで業務を定量的に把握する流れです。1〜2週間、代表的な勤務帯で「何に何分使ったか」を記録するだけでも、記録・申し送り・探し物の合計時間が見えてきます。実測値があると、その後の議論が「どの業務を減らすか」に集中します。
| ツール | 使う場面 | 得られるもの |
|---|---|---|
| 課題把握シート | 取り組む課題を洗い出すとき | 施設内の課題の一覧と優先順位の候補 |
| 業務時間見える化ツール | 現状を定量的に把握するとき | 業務別の所要時間 |
| 課題分析シート・改善方針シート | 課題を絞り込み取組を決めるとき | 取組内容と職員の役割 |
| 進捗管理シート | 3か月程度の計画を立てるとき | 実行計画と進捗の記録 |
出所: 厚生労働省「介護分野における生産性向上ポータルサイト」（改善活動の標準的なステップ）を基に作成
3Mで分類し「やめる・統合する・仕組みに載せる」へ仕分ける
測った業務を3Mで分類すると、打ち手が絞られます。ムダに分類されたもののうち、目的を説明できない業務は「やめる」候補です。目的はあるが入力先や経路が分かれているものは「統合する」候補になります。目的も必要性もあり、量が多いものが「仕組みに載せる」候補です。この仕分けを先にしておくと、ツールの検討に入る前に、何を解決したいのかが言葉になります。
無駄に見えて削れない業務を先に切り分ける
記録は、削ってよい無駄ではありません。サービス提供の内容を残すことは運営上の基本であり、後から状態の変化をたどる材料にもなります。ガイドラインがムダとして挙げているのは、あくまで「何度も転記している」工程です。切り分けの基準はシンプルで、同じ情報を2回以上書いている箇所、見返されていない項目、目的を説明できない帳票の3つが削減の対象になります。残すと決めた記録は、書き方をそろえたほうが読み手の負担が減ります。記載の型については介護記録の書き方もあわせて確認してください。
成果は「量的な効率化」と「質の向上」の2軸で見る
削減時間だけを追うと、空いた時間に別の間接業務が入り込み、現場の実感が変わりません。ガイドラインは取組の成果を2つの視点で示しています。ひとつは業務量そのものを減らす「量的な効率化」、もうひとつはケアに直接関係する業務時間の割合を増やす「質の向上」です（厚生労働省 生産性向上ポータルサイト、2026年8月時点）。
| 成果の見方 | 何を数えるか | 見落としやすい点 |
|---|---|---|
| 量的な効率化 | 記録・申し送り・会議などにかかった時間の総量 | 減った分が別の間接業務に置き換わっていないか |
| 質の向上 | 直接的なケアや育成に使えた時間の割合 | 時間が増えても内容が変わらなければ実感が出ない |
出所: 厚生労働省「介護分野における生産性向上ポータルサイト」（生産性向上の取組成果のイメージ）を基に作成
2軸で測ると、時間が減ったのか、ケアに戻せたのかを分けて確認できます。
洗い出した無駄な業務を仕組みで減らしたい方は
CareBase（ケアベース）のサービス資料を無料ダウンロード
介護の無駄な業務を減らす4つのアプローチ
導入率と効果実感の差は、記録から共有までが1つの流れになっているかで生じる（出所: 介護労働安定センター「令和7年度介護労働実態調査」に基づき編集部作成）
減らし方は、帳票の統合、記録と共有の一本化、役割分担、手順の標準化の4つです。厚生労働省は情報共有の工夫として、介護記録・情報共有・請求事務が一気通貫となったソフトの導入が最も効率的だと整理しています（厚生労働省、2026年8月時点）。
1. 帳票と項目を統合する
最初に着手しやすいのは帳票です。ガイドラインは4つのステップを示しています。帳票と項目の必要性を見直す、複数の帳票に分散している情報を統合して新しい帳票を作る、いつ誰が記入し誰が確認するかという記入ルールを決める、1週間程度運用して評価する、という流れです。記述式の欄に定型文のルールを設けると、記入の負担と職員ごとの書き方の差が同時に小さくなります。
2. 記録・申し送り・共有を一本化して転記をなくす
転記は、入力先が複数あることから生まれます。令和7年度の調査では、日常的に利用している介護テクノロジーとして「利用者情報（ケア記録・ケアプラン等）の入力・保存・転記の機能」を挙げた事業所が72.2%に達しました。一方で導入効果を「効果がある」「やや効果がある」と回答した割合は、昼間の業務負担の軽減で53.8%、夜間で47.2%と約半数にとどまります（介護労働安定センター 令和7年度介護労働実態調査、2026年7月公表）。
データ上は、機器やソフトを導入すること自体が負担軽減を保証しないことを示しています。厚生労働省が一気通貫のソフトを最も効率的だとしている点と合わせて読むと、効き方を左右するのは導入の有無ではなく、記録から共有までがどこまで同じ流れでつながっているかという軸です。機能が分かれているほど、画面と画面のあいだに転記が残ります。検討の順序としては、まずどの重複を消すのかを決め、その工程が1つの流れになるかどうかが選定の軸です。CareBase（ケアベース）は、バイタルや日々の介護記録をスマートフォン・タブレットから入力し、情報を自動で整理・共有する機能を備えています。
3. 役割分担を決めて負荷のばらつきをならす
誰がやってもよい業務を、誰がやるかまで決めます。生産性向上推進体制加算の解説資料が挙げるのは、負荷が集中する時間帯の業務を細分化して個人に集中しないようにすること、特定の職員が介助に集中できる時間帯を設けること、食事の準備や片付け・清掃・ベッドメイクなど介助を伴わない業務を担う介護助手を活用すること、介助を伴わない業務の一部を外注することの4点です（介護労働安定センター、2026年8月時点）。ムラは、担当を決めるだけでも動きます。
4. 教える手順を動画や手順書で標準化する
やり方が人によって違うと、確認と手戻りが増えます。ガイドラインの取組にも手順書の作成が含まれており、記載の仕方が職員ごとにばらつく状態はムラの一例です。文章だけで伝わりにくい介助動作は、短い動画にすると教える側の時間が減り、新人が同じ手順を何度でも確認できます。手順書をどこから整備するかは介護マニュアルの作り方が参考になります。なお、機器やソフトの導入費用には補助制度を利用できる場合があります。対象や申請の流れは介護ソフトの補助金まとめをご確認ください。
4つのうち帳票の統合と役割分担は費用をかけずに始められるため、実測の直後に着手すると効果が見えやすくなります。
無駄取りを続けるための進め方と現場の合意形成
続けるための要点は、3か月単位で振り返ること、試行を戻せる形にすること、浮いた時間の使い道を先に決めることの3つです。ガイドラインは3か月程度の取組期間を目安に計画を立て、1年を目安にPDCAサイクルを回すとしています（厚生労働省、2026年8月時点）。
| 続けるための要点 | 具体的に決めること | 目安 |
|---|---|---|
| 振り返りの周期 | 取組期間と検証日をカレンダーへ入れる | 3か月を1サイクル、1年でPDCAを一巡 |
| 試行の範囲 | 対象フロア・対象業務と、元へ戻す条件 | 1フロア・1業務・1か月から |
| 浮いた時間の使い道 | ケア・育成のどこへ振り向けるかを事前に決める | 取組の開始前に決めておく |
出所: 厚生労働省「介護分野における生産性向上ポータルサイト」（改善活動の標準的なステップ）および公益財団法人 介護労働安定センター「生産性向上のための委員会と生産性向上推進体制加算 解説資料」を基に作成
3か月を1サイクルにして振り返る
改善活動は、準備・見える化・計画・実行・振り返り・練り直しの6手順で進みます。3か月という区切りは、実行と検証が1度は回る長さです。生産性向上推進体制加算を算定する場合は、生産性向上委員会を3か月に1回以上開催することとされ、構成員には管理者だけでなくケアを行う職員やユニットリーダーが参画すると明確化されています（介護労働安定センター、2026年8月時点）。振り返りの日程を先にカレンダーへ置いておくと、活動が立ち消えになりにくくなります。
反対意見は「戻せる形」で試して解く
長く続いてきた手順を変えるとき、現場からは慎重な意見が出ます。ここで有効なのは、全施設一斉ではなく1フロア・1業務・1か月といった小さな単位で試し、うまくいかなければ元の手順へ戻すと最初に決めておくことです。ガイドラインの手順4も、まず取り組んで試行錯誤を繰り返し、小さな成功事例を作ることを推奨しています。実測データがあれば、変更の是非を印象ではなく数字で議論できます。
浮いた時間の使い道を先に決める
効率化で空いた時間の行き先を決めていないと、別の事務作業が入り込みます。生産性向上推進体制加算では、委員会の検討に基づく取組で業務効率化が図られた場合、その効率化された時間は介護サービスの質の確保と職員の負担軽減に資する取組へ優先して充てることとされています（介護労働安定センター「生産性向上推進体制加算 解説資料」、2026年8月時点）。制度の側でも、時間を空けること自体は目的とされていません。取組全体の位置づけは介護の生産性向上、他施設の取組内容は介護の業務改善事例で確認できます。なお、算定要件や個別の適用可否は指定権者である自治体の窓口へご確認ください。
記録と申し送りの重複をなくすならCareBase（ケアベース）
CareBase（ケアベース）は、介護記録と教育を同じクラウド上で扱う介護現場向けのサービスです。バイタルチェックや日々の介護記録をスマートフォン・タブレットから入力でき、入力した情報は自動で整理・共有されます。記録した内容がそのまま共有される流れになるため、紙からパソコンへ書き写す工程を持たずに運用できます。
教育の面では、動画や画像を使ったマニュアル機能があり、新人教育と業務の標準化に使える構成です。介助の手順を動画で示せるため、文章だけでは伝わりにくい動作も同じ基準で共有できます。記録漏れの防止と申し送りミスの軽減、職員の負担削減を目的とした機能構成になっています。
記録と申し送りと動画マニュアルを一つにまとめたい方は
CareBase（ケアベース）のサービス資料を確認
介護の無駄な業務についてよくある質問
介護の無駄な業務は何から減らせばよいですか？
実測しやすく、費用がかからないものからです。具体的には、帳票と項目の重複の見直しと、誰がやってもよい業務の担当決めの2つが着手しやすい範囲になります。厚生労働省は帳票の見直しの第一歩として、帳票自体や項目の重複を探すことを示しています（厚生労働省、2026年8月時点）。
予算がなくてもできる業務改善はありますか？
あります。業務時間の実測、帳票と項目の統合、記入ルールの明文化、会議で決めることの定義、5Sによる置き場の整備は、いずれも新たな機器を購入せずに実施できます。厚生労働省は課題把握シートや業務時間見える化ツールを公開しており、無償で利用できます（厚生労働省 生産性向上ポータルサイト、2026年8月時点）。
ベテラン職員が改善に反対する場合はどうすればよいですか？
範囲と期間を区切り、元に戻せる条件を先に共有したうえで試すのが現実的です。加算の要件でも、生産性向上委員会には管理者だけでなくケアを行う職員やユニットリーダーが参画し、現場職員の意見が反映されるようにすると明確化されています（介護労働安定センター「生産性向上推進体制加算 解説資料」、2026年8月時点）。判断材料として実測値を出すと、議論が具体的になります。
記録の時間を減らすと、運営指導で不利になりませんか？
減らす対象を「転記と重複」に限れば、記録として残す内容は変わりません。厚生労働省がムダの例として挙げているのは記録行為ではなく、同じ情報を何度も転記している工程です（厚生労働省 生産性向上ポータルサイト、2026年8月時点）。必要な記載事項の範囲は事業の種別や自治体によって運用が異なるため、個別の判断は所管の窓口へご確認ください。
まとめ
無駄な業務の正体は、記録の二重入力や重複した情報共有のように、同じ情報が二度以上発生している箇所です。業務時間を測って3Mで仕分け、帳票の統合と役割分担から着手すれば、費用をかけずに最初の一歩を踏み出せます。浮いた時間の使い道を先に決めておけば、3か月後には、転記に追われていた時間が利用者と向き合う時間や新人を育てる時間に置き換わります。まずは代表的な勤務帯を1週間、実測することから始めてみてください。
浮いた時間をケアに戻す仕組みを整えたい方は
CareBase（ケアベース）のサービス資料を見る
介護ソフトの導入や見直しをご検討中の方は、まずは情報収集から始めてみませんか。
carebase（ケアベース）では、現場に定着する介護記録システムとして、多くの事業所でご活用いただいています。
費用や機能、導入事例について詳しく知りたい方は、お気軽にお問い合わせください。
carebase（ケアベース）の無料体験、
資料請求、お問い合わせはこちら
