2026.9.18
サービス担当者会議とは?開催が必要な4つの場面と議事録の書き方
サービス担当者会議とは、ケアマネジャーがケアプランの原案について担当者を招集し、専門的な意見を求める会議です。開催が必要になるのは、ケアプランを作る・変えるとき、要介護認定の更新や区分変更を受けたとき、福祉用具貸与を続けるかを検証するときの4つの場面です。呼ぶメンバーと当日の進め方、欠席した担当者への照会、記録として残す第4表の書き方を、運営基準と記載要領に沿って整理します。
会議の記録を残す手間を減らしたい方は
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サービス担当者会議とは?ケアマネジャーが招集して意見を求める会議
会議は同意を取る前に原案の中身を詰める場で、手続きは第7号から第11号へ続きます(出所: e-Gov法令検索「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」に基づき編集部作成)
サービス担当者会議は、ケアマネジャーがケアプランの原案について担当者を招集して行う会議です。国の省令は2つの目的を定めています。利用者の状況等に関する情報を担当者と共有すること、原案の内容について担当者から専門的な見地からの意見を求めることです(e-Gov 指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準 第13条第9号)。
会議の目的は、ケアプランの原案を関係者で確認して調整すること
訪問介護・通所介護・訪問看護など、同じ利用者に関わる担当者が原案に意見を出し、同じ目標に向けてサービスを組み立て直す場です。会議のあとには、原案の説明と文書による同意、ケアプランの交付が別の手続きとして置かれています。同意を取る場ではなく、その前に中身を詰める場です。多職種がそれぞれどの役割を担うのかは、介護のチームケアにまとめました。
開催の根拠は運営基準第13条第9号
定義は運営基準(事業所が守る運営上のルールを国が省令で定めたもの)の第13条第9号にあります。条文は「利用者及びその家族の参加を基本としつつ、居宅サービス計画の原案に位置付けた指定居宅サービス等の担当者を招集して行う会議」と定めています。居宅サービス計画が、ケアプランの正式名称です。同じ号はテレビ電話装置等(Web会議ツールなどの情報通信機器)の活用も認めており、利用者や家族が参加する場合は同意が必要です。手続きは、アセスメント(第7号)、原案の作成(第8号)、会議(第9号)、説明と文書による同意(第10号)、交付(第11号)の順に並びます。
開催が必要になる4つの場面
開催の要否は年間の回数ではなく、計画に手を入れる出来事が起きたかどうかで振り分けます(出所: e-Gov法令検索「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」、厚生労働省「介護保険最新情報 Vol.959」に基づき編集部作成)
サービス担当者会議を開くのは、ケアプランを作る・変えるとき、要介護認定の更新や区分変更を受けたとき、福祉用具貸与を続けるかを検証するときです。開催の回数や頻度を定めた規定は、運営基準にも国の記載要領にも置かれていません。
開催が必要な場面と、照会などで代えられる場面を先に整理します。比べるのは、根拠、開催の扱い、記録に残すことの3点です。
| No | 場面 | 根拠 | 開催の扱い | 記録に残すこと |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ケアプランの作成・変更 | 第13条第9号(変更は第16号で準用) | 開く(やむを得ない理由があるときのみ照会等) | 検討した項目・検討内容・結論 |
| 2 | 要介護更新認定・要介護状態区分の変更認定 | 第15号イ・ロ | 開く(同上) | 変更の必要性について求めた意見 |
| 3 | 福祉用具貸与の継続検証 | 第22号 | 必要に応じて随時開く | 継続が必要な理由をケアプランに記載 |
| 4 | 軽微な変更に当たるとき | 介護保険最新情報 Vol.959 | 必ずしも開かなくてよい | 開催しない理由・照会の年月日・内容・回答 |
| 5 | 担当者が出席できないとき | 第9号ただし書き | 出席できる担当者で開く | 出席できない理由・照会の年月日・内容・回答 |
データ出所: 運営基準 第13条/介護保険最新情報 Vol.959/記載要領 第4表
1. ケアプランを新しく作るとき・内容を変更するとき
第13条第9号は、サービス担当者会議を「介護支援専門員が居宅サービス計画の作成のために」招集して行う会議と定義しています。変更のときも手続きは同じです。第16号が第3号から第12号までの規定を計画の変更について準用すると定めており、会議の開催を求める第9号もこの範囲に含まれます。
2. 要介護更新認定を受けたとき
要介護更新認定とは、有効期間の満了に伴いあらためて要介護認定を受け直すことです。第15号イは、利用者がこの更新認定を受けた場合に会議を開き、ケアプランの変更の必要性について担当者の意見を求めると定めています。契機は更新認定を受けたという事実そのもので、要介護度が変わらなかった場合を対象から外す規定は置かれていません。認定結果が動いたときだけ開く運用にすると、更新のたびに必要な手続きが抜け落ちます。
3. 要介護状態区分の変更認定を受けたとき
第15号ロが挙げているのは、利用者が要介護状態区分の変更(介護の必要度の区分が上がる、または下がること)の認定を受けた場合です。このときも、会議を開いて変更の必要性について専門的な見地からの意見を求めます。区分変更は更新と違って時期が読めません。認定結果が届いた時点で誰が招集にかかるのかを、あらかじめ決めておきましょう。
4. 福祉用具貸与を続けるかどうかを検証するとき
第22号が対象にするのは、ケアプランに福祉用具貸与(車いすや特殊寝台などを介護保険で借りるサービス)を位置付ける場合です。条文は「必要に応じて随時サービス担当者会議を開催し、継続して福祉用具貸与を受ける必要性について検証をした上で」、継続が必要ならその理由を居宅サービス計画に記載しなければならないと定めています。ここだけは開催の契機が、計画の作成・変更ではなく、貸与を続けるかどうかの検証です。
開催を年間の回数で管理すると、区分変更のように突発で起きる契機を取りこぼします。開催の管理は回数ではなく、計画に手を入れる出来事が起きたかどうかで行います。
利用者・家族とサービス担当者、誰をどこまで呼ぶのか
会議に呼ぶのは、利用者と家族、そしてケアプランの原案に位置付けたサービスの担当者です。条文は「利用者及びその家族の参加を基本としつつ」と書いており、招集する範囲は事業所単位ではなく、原案に載っているサービス単位で決まります。
招集するのはケアマネジャー、参加の基本は利用者と家族
会議を招集し、司会と進行を担うのはケアマネジャーです。東京都福祉局の手引きは、アセスメントの結果を報告して原案を提示する役割もケアマネジャーに置いています。利用者と家族は、希望する生活のあり方やサービス利用の意向を伝える立場で参加します。個人情報を扱う場のため、同じ手引きは出席者と話し合いの内容について事前に同意を得るよう求めています(東京都福祉局 居宅介護支援専門員の手引)。
ケアプランに位置付けたサービスの担当者を呼ぶ
条文が招集の対象としているのは「居宅サービス計画の原案に位置付けた指定居宅サービス等の担当者」です。東京都福祉局の手引きは、検討課題に関係する担当者全員に出席を依頼すること、介護保険以外のサービスも検討課題であれば同じように依頼することを示しています。招集の名簿は事業所の一覧からではなく、原案そのものから起こすほうが漏れが出ません。
主治医・福祉用具や住宅改修の事業者は必要に応じて
第19号は、訪問看護や通所リハビリテーションなどの医療サービスの利用を希望している場合その他必要な場合に、利用者の同意を得て主治の医師等の意見を求めると定めています。東京都福祉局の手引きは、主治医を医学的管理の情報提供と意見の担い手に位置づけ、住宅改修や福祉用具の事業者は生活環境の調整などの必要性に応じて参加するものとしています。呼ぶかどうかを決めるのは肩書きではなく、その回の検討課題です。
事前準備から当日の進行までの流れ
会議は、日程と場所を決めて資料を送るところから始まり、決定事項の再確認と記録の整備で終わります。東京都福祉局の手引きは、開催前に論点を絞ること、当日は照会の内容と回答を報告してから意見交換に入ることを参考例として示しています(東京都福祉局 居宅介護支援専門員の手引)。
事前準備:日程・場所・資料と、利用者と家族の同意
東京都福祉局の手引きは、何を全員で議論するのかを開催前に絞っておくことを勧めています。主な論点として挙げられているのは、利用者と家族のニーズや目標の共有、役割分担の明確化、チーム形成と連携、モニタリングのポイント、緊急対応を含めたリスク管理です。場所はできるだけ利用者の居宅とし、困難な場合は柔軟に話し合いの場を設けるとされています。準備するのは開催場所と所要時間、検討課題、ケアプランの原案などの資料で、終了時間を先に設定して時間内に終えることも示されています。
当日の進行:自己紹介から決定事項の再確認まで
東京都福祉局の手引きが示す進行の参考例は、次の順序です。
- 会議の開催について利用者の同意を得る
- 司会・進行はケアマネジャーが行う
- メンバーに自己紹介をしてもらう
- 会議の中心課題をわかりやすく説明する
- 照会の内容と回答を報告してチームで共有する
- 発言が利用者側または関係者側に偏らないよう配慮して意見交換を進める
- 専門用語はできるだけ避ける
- 最後に決定事項を再確認する
- 予定時間内で終了する
照会の報告は意見交換より前に置かれています。台本を作り込むより、照会の回答を冒頭で共有する手順を決めておくほうが、進行のばらつきは小さく収まるでしょう。
会議後:記録の整備と、決定事項を職員へ共有する
終了後は必要な記録を整備します。ケアマネジャー側は、原案の内容を説明して文書により利用者の同意を得たうえで、ケアプランを利用者と担当者へ交付します(第10号・第11号)。あわせて、担当者に訪問介護計画などの個別サービス計画(サービス事業所が自分たちのサービスについて作る計画書)の提出を求めます(第12号)。抜けやすいのはそのあとの共有で、決定事項が出席者の記憶にとどまると、実際にケアにあたる職員の手元には届きません。誰が、いつまでに、どの手段で伝えるかを、記録の整備と同じタイミングで決めておきましょう。
招かれた事業所側が持ち寄るもの
会議に招かれる側の役割も、東京都福祉局の手引きが整理しています。居宅サービス担当者に求められているのは、それぞれの専門サービスの実施上の課題と解決方法、今後の方針の確認です。今できていること、できていないこと、次にどうするかを持ち寄る場だと考えると準備しやすくなります。出席できないときは、照会(依頼)への回答が意見の代わりになります。会議のあとは決定事項を自事業所の職員へ同じ内容で共有しておきましょう。
決定事項を職員全員に確実に伝えたい方は
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全員がそろわないとき・開催しないときの扱い
担当者が出席できないときは、照会(依頼=書面などで意見を求めること)で意見を求め、その年月日と内容と回答を記録に残します。第13条第9号のただし書きは、やむを得ない理由がある場合について「担当者に対する照会等により意見を求めることができる」と定めています。
やむを得ない理由があるときは照会(依頼)で意見を求められる
更新認定・区分変更認定の場合も、同じただし書きが第15号に置かれており、照会等で意見を求めることが可能です。何が「やむを得ない理由」に当たるのかは、条文だけではわかりません。東京都福祉局の手引きが想定例として挙げているのは、日程調整を行ったがサービス担当者の事由により出席が得られなかった場合と、利用者の状態に大きな変化がみられない等の軽微な変更の場合です。日程調整を試みた事実そのものが要件に含まれているため、声をかけた日と相手、断られた理由まで残しておくと、後から経緯を説明できます。
「軽微な変更」に当たるときは開催を省略できる
厚生労働省の介護保険最新情報 Vol.959(令和3年3月31日)は「軽微な変更」の取扱いを示しています。該当するものであれば、例えばサービス担当者会議の開催などは、必ずしも実施しなければならないものではありません。開催する場合でも、すべての事業所を招集する必要はありません(介護保険最新情報 Vol.959)。ただし同通知は、「利用者の状態に大きな変化が見られない」の判断について、モニタリングを踏まえた担当者間の合意が前提だとしています。神戸市は、国の考え方として示されている例として、サービス提供の曜日変更、同一事業所における回数の増減、事業所の名称変更などを挙げています。そのうえで、市独自の限定を加えています(神戸市 ケアプランの軽微な変更についての本市の考え方・2026年4月改定)。自治体によって取扱いが異なるため、判断に迷う変更は所管の保険者へ確認してください。
開催しなかった場合に記録へ残すこと
国の記載要領は、第4表の10番目の項目「検討した項目」の書き方を定めています。会議を開催しない場合に書くのは、その理由とサービス担当者の氏名、照会(依頼)年月日、照会した内容および回答です。開かなかったこと自体を隠す欄ではなく、代わりに何をしたかを書く欄です。運営指導で記録のどこが見られるかは、介護施設の運営指導・実地指導対策が参考になります。
問われるのは開かなかった事実ではなく、代わりに誰へ何を照会し、どう回答があったかが記録に残っているかどうかです。
サービス担当者会議の議事録(第4表)の書き方
欠席や未開催で書き足すのは9番目と10番目で、10番目と11番目は1つの欄に統合できます(出所: 厚生労働省「居宅サービス計画書標準様式及び記載要領」に基づき編集部作成)
議事録にあたるのは、居宅サービス計画書の第4表「サービス担当者会議の要点」です。国の記載要領は、利用者名から残された課題まで13項目の書き方を定めています。記載にあたっては、第三者が読んでも内容を把握し理解できるように書くことを求めています(厚生労働省 居宅サービス計画書標準様式及び記載要領)。
第4表に書く13項目
記載要領が定める13項目と、他の書類等で確認できる場合の扱いは次のとおりです。
| No | 項目 | 何を書くか | 他の書類等で確認できる場合の扱い |
|---|---|---|---|
| 1〜4 | 利用者名/生年月日/住所/居宅サービス計画作成者氏名 | 第1表から転記する | 省略の規定なし(記載する) |
| 5〜8 | 開催日/開催場所/開催時間/開催回数 | その会議の日時・場所・開催回数 | 省略の規定なし(記載する) |
| 9 | 会議出席者 | 出席者の所属(職種)と氏名。本人・家族の出席もその旨を記入。出席できない担当者はその所属・氏名と理由 | 記載を省略して差し支えない |
| 10 | 検討した項目 | 検討した項目。欠席者へ照会した年月日・内容・回答、開催しない場合はその理由も記載 | 記載を省略して差し支えない |
| 11 | 検討内容 | 項目ごとの検討内容。提供方法、留意点、頻度、時間数、担当者等まで具体的に | 省略の規定なし(記載する) |
| 12 | 結論 | 会議における結論 | 省略の規定なし(記載する) |
| 13 | 残された課題 | 未充足となった課題、利用しなかった居宅サービス、次回の開催時期・開催方針 | 省略の規定なし(記載する) |
データ出所: 居宅サービス計画書標準様式及び記載要領
10番目の「検討した項目」と11番目の「検討内容」は、1つの欄に統合して記載しても差し支えないとされています。様式を自作している場合は、この2項目をまとめた欄でも要件を満たします。
欠席者への照会と、開催しない場合の書き方
欠席者が出たときに埋める欄は2か所です。9番目の「会議出席者」に所属・氏名と出席できない理由を書き、10番目の「検討した項目」に照会した年月日、内容、回答を書きます。東京都福祉局の手引きは、照会の内容と回答を第4表に記載した場合、その担当者を「出席(書面)」として扱うとしています。会議そのものを開かなかった場合も、書く場所は10番目の項目です。この2つの項目には、別の書類で同じ内容をたどれる場合に限り、記載を省略して差し支えないという規定もあります。
誰が書き、いつまで保存するのか
第4表の最初の4項目は第1表からの転記です。運営基準第13条第1号は、居宅サービス計画の作成に関する業務の主要な過程を介護支援専門員に担当させると定めており、第4表を作成するのは会議を主催するケアマネジャーだと読み取れます。第29条第2項は、サービス担当者会議等の記録を居宅介護支援台帳の一部として挙げ、その完結の日から2年間の保存を求めています。完結の日とは、その利用者への居宅介護支援が終わり、記録として区切りがついた日です。第31条は、書面で行うことが規定または想定されているものについて、書面に代えて電磁的記録により行うことも認めています。保険者の条例で2年より長い年数を定めている場合があるため、自施設に適用される年数は所管窓口で確認してください。書類の種別ごとの保管期間は介護記録の保管期間で詳しく解説しています。
記載要領が求めているのは文章の丁寧さではなく、決定事項と残された課題が誰の目にも同じ内容で伝わることです。
施設のサービス担当者会議は居宅とどこが違うか
施設は会議の開催と担当者への照会等が条文に並ぶため、記録様式に照会を書く欄が要ります(出所: e-Gov法令検索「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」「指定介護老人福祉施設の人員、設備及び運営に関する基準」に基づき編集部作成)
施設サービス計画(介護老人福祉施設などの入所者について作る計画)では、会議を開く方法と担当者へ照会する方法が、条文に並べて書かれています。同じ名前の会議でも、意見の求め方の選択肢は条文の段階から別ものです(e-Gov 指定介護老人福祉施設の人員、設備及び運営に関する基準 第12条)。
施設サービス計画では、開催と照会が条文に並べて書かれている
指定介護老人福祉施設の基準 第12条第6項は、計画担当介護支援専門員が「サービス担当者会議の開催、担当者に対する照会等により」施設サービス計画の原案について専門的な見地からの意見を求めると定めています。居宅の第13条第9号は「会議の開催により」が原則で、照会等はやむを得ない理由がある場合の例外です。次の5つの項目で、居宅と施設の条文を同じ粒度に並べたものが下表です。
| No | 比べる項目 | 居宅(省令第38号 第13条第9号) | 施設(省令第39号 第12条第6項) |
|---|---|---|---|
| 1 | 対象の計画 | 居宅サービス計画(ケアプラン) | 施設サービス計画 |
| 2 | 招集する人 | 介護支援専門員 | 計画担当介護支援専門員 |
| 3 | 利用者・家族の参加 | 参加を基本とすると明記 | 「参加する場合にあっては」とのみ規定 |
| 4 | 意見を求める方法 | 会議の開催により(照会等は例外) | 会議の開催、担当者に対する照会等により |
| 5 | オンライン開催(テレビ電話装置等) | 活用可。利用者等が参加する場合は同意が必要 | 活用可。入所者等が参加する場合は同意が必要 |
データ出所: 指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準(省令第38号)/指定介護老人福祉施設の人員、設備及び運営に関する基準
更新認定・区分変更のときの扱いも同じ形で定められている
入所者が要介護更新認定や要介護状態区分の変更の認定を受けた場合も、同じ第12条の第11項が扱っています。会議の開催または担当者への照会等により、施設サービス計画の変更の必要性について意見を求めると定めています。居宅の様式をそのまま施設で使うと、照会で意見を求めた事実を書く欄が足りなくなることがあります。自施設の記録様式に、照会した相手・照会の年月日・回答を書く欄があるかを先に確認してください。
会議の記録と決定事項の共有を仕組みにするならCareBase(ケアベース)
CareBase(ケアベース)は、介護記録・バイタル・申し送りを1つのシステムに集め、申し送りの既読・未読を管理者アカウントで確認できます。会議で決まったことを職員へ届けたところまで残るため、記録を作る作業と伝える作業を別々の手段で管理する必要がありません。
会議の記録と共有をどの手段で回すかは、次の3点で選べます。
- 決めたことが職員に届いたかどうかを後から確認できるか
- 保存期間のあいだ、必要な記録を探さずに取り出せるか
- 記録を作る手間が現場の負担になっていないか
このうち2は、完結の日から2年間の保存を定めた第29条第2項から出てくる確認事項です。1と3は、決めたことを現場で確実に実行するために、施設側で決める点です。
紙の様式と口頭の申し送りでも、書式さえ整えれば1と2は満たせるように見えます。ただし、届いたかどうかの確認は聞いた人の記憶に委ねられ、保存期間のあいだ台帳から1件を探す作業も残ります。第31条は電磁的記録で行うことを認めていますが、電子にしただけでは1の確認までは仕組みになりません。
記録と申し送りを一か所にまとめる
介護記録とバイタルは、スマートフォンやタブレットからその場で入力できます。申し送りはシステム上で共有され、管理者アカウントで既読・未読を確認できるため、決定事項が届いたかどうかを後から追えます。記録は自動で蓄積され、運営指導でそのまま提示できる状態です。会議等の音声の録音、文字起こし、議事録の自動生成を行うAI議事録機能も提供しています。利用料金は利用時間1時間あたり500円(消費税等別)で、初期費用と最低利用料金はかかりません。ケアマネジャーが生成された議事録の内容を確認し、第4表の記載に使う流れです。マニュアルのコンテンツはAI翻訳でき、外国人職員は手順を母国語で確認できます。情報共有の手段を見比べたい場合は、介護情報共有アプリの比較もあわせて確認してください。
CareBase(ケアベース)が向いている施設・事業所
会議で決めたことを口頭とメモで回していて、伝わったかどうかを毎回確認し直している施設。運営指導の前に、過去の会議記録を紙のファイルから探し出している施設。外国人職員へ手順を伝えるのに時間がかかっている事業所。このいずれかに当てはまる場合に向きます。記録の様式がすでに電子になっていて、探すのにも共有にも困っていない場合は、いまの運用を続けるほうが早いでしょう。
記録を運営指導でそのまま示したい方へ
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よくある質問
サービス担当者会議は利用者の自宅以外やオンラインで開いてもよいですか?
運営基準第13条第9号は、テレビ電話装置その他の情報通信機器を活用して行うことができると定めています。利用者や家族が参加する場合は、その活用について同意を得なければなりません。開催場所は、東京都福祉局の手引きが、できるだけ利用者の居宅で行い、困難な場合は柔軟に話し合いの場を設けるとしています。
サービス担当者会議の要点(第4表)は交付する義務がありますか?
運営基準第13条第11号が交付を定めているのは居宅サービス計画です。国の記載要領で説明と同意にあたって提示するとされているのは第1表から第3表まで、第6表および第7表であり、第4表単体の交付を義務づける規定は確認できません。東京都福祉局の手引きは、会議終了後に第4表を出席者へ送付し、残された課題を確認しておくことを勧めています。取扱いは所管の保険者へ確認してください。
サービス担当者会議の記録は電子データで作成・保存してもよいですか?
運営基準第31条は、書面で行うことが規定または想定されているものについて、書面に代えて電磁的記録により行うことができると定めています。保存期間は第29条第2項の定めにより、その完結の日から2年間です。保険者の条例で異なる年数を定めている場合があるため、自施設に適用される年数は所管窓口で確認してください。
サービス担当者会議を開かなかった場合はどうなりますか?
やむを得ない理由がある場合は照会等で意見を求められ、そのときは開催しない理由と照会の年月日・内容・回答を第4表に記載します。台東区が令和3年度の集団指導資料で示しているとおり、担当者会議の開催等を行っていない場合には運営基準減算となります(台東区 介護サービス事業者集団指導 指定居宅介護支援)。適用の判断は保険者ごとに異なるため、詳細は所管の保険者へ確認してください。
CareBase(ケアベース)ではサービス担当者会議の記録づくりと職員への共有は可能ですか?
可能です。CareBase(ケアベース)は、会議等の音声の録音、文字起こし、議事録の自動生成を行うAI議事録機能を備えています。申し送りはシステム上で共有し、既読・未読を管理できます。記録システムの利用料金は1施設あたりの月額制で、プランにより異なりますので、詳細はお問い合わせください。自施設の会議の進め方に合うかどうかは、サービス資料で機能の範囲を確認してください。
まとめ
サービス担当者会議は、ケアプランの原案について担当者の専門的な意見を集める場です。開くのは、計画を作る・変えるとき、要介護認定の更新や区分変更を受けたとき、福祉用具貸与の継続を検証するときです。やむを得ない理由があるときは照会(依頼)で代えられ、軽微な変更に当たるときは開催を省略できます。開かなかった理由と照会の内容・回答を残す先は第4表です。まずは自施設の様式に、照会した年月日・照会の内容・回答を書く欄があるかを確認してください。
会議で決めたことを職員へ届けたところまで確認したい施設には、CareBase(ケアベース)が向いています。開く場面と残す項目が決まっていれば、担当者の欠席が出ても、その場で照会に切り替えて記録を整えられます。
外国人職員へ手順を母国語で伝えたい方は
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介護ソフトの導入や見直しをご検討中の方は、まずは情報収集から始めてみませんか。
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