2026.9.15
介護の業務改善アンケート｜厚労省の課題把握シートで作る設問例
介護の業務改善アンケートは、厚生労働省の課題把握シートの31設問を土台に、自施設に関係する項目へ絞って作ります。集まった回答は、課題分析シート・改善方針シート・進捗管理シートの順に移すと、担当者と期限のある改善活動になります。委員会で実施が決まったあとに迷いやすいのは設問の中身ですが、ゼロから考える必要はありません。設問の選び方から配り方、集計後に使う様式までを厚生労働省の公開資料で整理します。
アンケートで見えた課題を現場の仕組みに落としたい方は
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業務改善アンケートは目的を1つ決めてから設問を選ぶ
見える化の2本立てと、目的別に残す大項目の対応（出所: 厚生労働省「改善活動の標準的なステップ」と課題把握ツール（施設系サービス）に基づき編集部作成）
業務改善アンケートは、職員が感じている課題を点数と言葉で集める調査です。目的を1つに決めてから設問を選ぶと、集計のあとにどこから手を付けるかを決められます。目的が複数あるまま設問を集めると設問数が増え、集計後の話し合いでも論点が割れます。
アンケートは、職員が感じている課題を点数と言葉で集める
厚生労働省の改善活動の標準的なステップが示す改善活動の手順は6つです。アンケートにあたる課題把握シートは、そのうち手順2（見える化）で使う道具にあたります。同じ手順2には、業務時間を測る業務時間見える化ツールも置かれています。見える化は、職員の実感と時間の実測の2本立てです。
CareBase（ケアベース）は、この2つを同時に走らせず、アンケートで課題の在りかを絞ってから測る対象を決める順に使うものと考えています。まずは何を課題と感じているかを点数で集める段階です。
目的を1つに絞ると、設問の範囲と配る相手が決まる
課題把握シートの設問は、事業所管理・情報共有・サービス提供の3つの大項目に分かれます。情報共有の中にある「会議関係」は、委員会・カンファレンスや職員間の申し送りを扱う中項目です。目的を「記録の負担を減らす」「申し送りの漏れをなくす」「手順のばらつきをそろえる」のどれか1つに決めれば、対応する大項目と、配る相手になる職種が決まります。
ここでいう目的は、集計したあとに何を決めるためのアンケートかという意味です。着手先を1つ決めるのか、取組の前後で変化を測るのかで、残す設問も配る範囲も変わります。設問を減らすこと自体は目的になりません。
設問は厚生労働省の課題把握シート31問を土台にする
31問の大項目別内訳と、目的で残す範囲の選び方（出所: 厚生労働省 課題把握ツール（施設系サービス）に基づき編集部作成）
厚生労働省は施設系サービス向けに、職員一人ひとりに配って現場の課題にどこまで対応できているかを点数で答えてもらう様式を公開しています。この様式の名前が課題把握シートで、事業所管理・情報共有・サービス提供の3つの大項目に31の設問が並ぶ構成です。ファイルは介護分野における生産性向上の取組の進め方から入手できます。
3つの大項目と31の設問で、施設の課題を一通り見渡せる
課題把握ツールは、施設系サービスのほか訪問介護・通所介護・居宅介護支援など7つのサービス種別ごとに用意されています。本記事で扱うのは施設系サービス版の31設問です。
| No | 大項目 | 主な中項目 | 設問番号 | 設問数 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 事業所管理 | 事業計画の策定と評価／計画的な人材配置／体制整備／職場環境整備 | 1〜13 | 13 |
| 2 | 情報共有 | 内部・外部の情報共有／ICT機器・介護ロボットの活用／会議関係（委員会・カンファレンス／申し送り） | 14〜24 | 11 |
| 3 | サービス提供 | （中項目なし） | 25〜31 | 7 |
施設系サービス版の内訳。他のサービス種別は設問数が異なります（出所: 厚生労働省 課題把握ツール（施設系サービス）に基づき編集部作成）
そのまま使える設問の例
シートに実在する設問を原文のまま見ると、聞き方の形が分かります。
| No | 大項目 | 設問（原文） |
|---|---|---|
| 14 | 情報共有 | 施設・事業所内のサービス提供に必要な記録（利用者の基本情報、過去のサービス提供状況など）を一元化し、共有されているか |
| 24 | 情報共有（会議関係・職員間の申し送り） | 申し送りの際、関わる職員が全て参加する、あるいは情報の共有漏れがないような対策を行っているか |
| 27 | サービス提供 | 職員によるサービスの提供方法・内容にバラつきが生じることなく、提供する工夫（手順の明文化など）があるか |
記録・申し送り・手順のばらつきを扱う3設問（出所: 厚生労働省 課題把握ツール（施設系サービス）に基づき編集部作成）
3つとも「〜しているか」で終わる、対応の有無を問う形です。感想や満足度を聞く設問とは、集計後の使い道が違います。この形なら、集計した時点で対応が足りていない業務がそのまま着手先の候補として残ると、CareBase（ケアベース）は評価しています。自施設で設問を足すときも、そろえるのは同じ形です。
目的に合わせて31問から絞り、自施設の設問は2回目から足す
初めて実施して課題の在りかを洗い出す場合は、31問すべてを配ります。直したい業務がすでに決まっている場合は、関係する大項目だけを残します。記録の負担を減らすなら情報共有の11問、手順のばらつきをそろえるならサービス提供の7問が中心です。
自施設固有の設問は、初回では足しません。追加するのは2回目以降です。1回目は公的な様式のまま集計まで通し、判断に使えなかった設問を差し替えるほうが早く回ります。時間をかけるべきは設問づくりではなく、集まった回答を改善活動へ移す工程です。
取組の全体像は介護の生産性向上とは？7つの取組と進め方にまとめました。他施設の進め方は介護の業務改善事例と効率化の手法・進め方が参考になります。設問は公的な様式から選び、自施設の言葉を足すのは2回目からで十分です。
回答形式は4段階でそろえ、記名にするかを先に決める
4段階の点数と、集計の単位で分かれる記名・匿名の判断（出所: 厚生労働省 課題把握ツール（施設系サービス）に基づき編集部作成）
回答は「していない・あまりしていない・ややしている・している」の4段階でそろえると、0点から3点として集計でき、点数の低い設問を着手先の候補として並べられます。記名にするか匿名にするかは、集計を職員単位で見るか施設全体で見るかによって、配る前に決めます。
4段階の選択式にすると、設問どうしを平均点で比べられる
課題把握ツールは、31設問すべてを4段階で点数化する設計です。
| No | 回答の選択肢 | 点数 |
|---|---|---|
| 1 | していない | 0点 |
| 2 | あまりしていない | 1点 |
| 3 | ややしている | 2点 |
| 4 | している | 3点 |
課題把握ツールの分析シートで定義されている点数（出所: 厚生労働省 課題把握ツール（施設系サービス）に基づき編集部作成）
ツールは職員ごとのファイルを読み込み、設問ごとの平均点をグラフにします。点数がそろえば、配った設問どうしを横並びで比べられます。自由記述だけでは、どの課題が重いかを比べる基準が残りません。優先順位をつけたいなら選択式、原因を知りたいなら自由記述と、目的で形式を決めてください。
記名にするか匿名にするかは、集計の単位で決める
課題把握シートには記入日と氏名の欄があり、職員ごとにファイルを作って集計する記名前提の様式です。ツールの画面にも、職員の人数分のファイルを作成する手順が示されています。
点数の比較で優先順位を決めるのが目的なら、記名のままで成立します。ただし記名の場合、書いた内容と氏名は結び付いた状態のままです。率直な原因まで集めたいなら、氏名欄を外した別のフォームで配る方法もあります。匿名にすると、職員一人ひとりを単位にした集計はできません。
自由記述は原因を聞く1〜2問に絞る
選択式で分かるのは、どの項目の対応が弱いかまでで、なぜそうなっているのかは点数に表れません。自由記述は原因を聞く1問か2問に絞ります。「点数が低かった項目について、うまくいかない理由を1つ書いてください」のように、対象を限定して聞く形です。
自由記述を増やすほど、回答する時間も集計の手間も増えます。選択式で優先順位を決め、自由記述はその理由を1〜2問だけ聞く形が、集計の手間を増やさずに原因まで届く作り方です。
回答が集まる配り方｜配る前に決める3つのこと
回答を集めるには、何のために聞くか・いつまでに返すか・結果をどこで共有するかの3つを、配る前に決めて依頼文に書きます。配ったあとにできることは限られるので、この3点を決めるのは配布前が原則です。
1. 何のために聞くかを、経営層から先に伝える
厚生労働省の改善活動は、手順1で「改善活動に取り組むプロジェクトチームを立ち上げ、プロジェクトリーダーを決める」「経営層から事業所全体への取組開始を宣言する」ことから始まります（改善活動の標準的なステップ）。アンケートは、この宣言のあとに配るものとして位置づけられています。
手順の1番目が宣言である以上、アンケートは配る作業ではなく取組を始める合図だと、CareBase（ケアベース）は捉えています。依頼文の冒頭に書くのは、誰が主体で、集めた回答を何に使うかの2点です。
2. 設問数と回答期間を、依頼文に書き添える
何問あり、いつまでに返すのかを依頼文に書き添えます。課題把握シートは31設問すべてが選択式で、自由記述を足すかどうかで所要時間が変わる形です。かかる時間は施設ごとに違うため、先に1人へ試してもらい、実際にかかった時間を依頼文に書きます。回答期間は、勤務シフトが一巡する長さを見て決めます。
3. 結果をどこで共有するかを決めてから配る
集計結果を返す場も、配る前に決めておく対象です。委員会・朝礼・掲示・共有フォルダのどれで返すかを依頼文に書いておくと、回答した職員が結果を確認できます。厚生労働省のこんなときどうする？ ステップ5は「アンケート結果を個人の活動記録として使ってみるのもいいアイデアです」としています。
集計結果は施設全体の判断材料であると同時に、回答した職員が自分の変化を確認する材料でもあるというのが、CareBase（ケアベース）の見方です。配るのは、返す場を決めたあとです。
集計結果を共有する場と、直した手順の伝え方を整えたい方は
CareBase（ケアベース）のサービス資料を確認
集めた回答を改善活動に移す3つの様式
アンケートの回答が担当者と期限のある改善活動に変わるまでの流れ（出所: 厚生労働省「改善活動の標準的なステップ」と課題分析シート・改善方針シート・進捗管理シートの各様式に基づき編集部作成）
集めた回答は、原因を整理する用紙、担当者を決める用紙、期限を入れる用紙の3つへ順に書き写します。厚生労働省はこれを課題分析シート・改善方針シート・進捗管理シートという名前で、改善活動の標準的なステップの手順3で使う様式として配布しています。
| No | 手順 | 使う様式 | 書く欄 | そこで決まること |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 手順2（見える化） | 課題把握シート | 対応の実施（4段階）／メモ欄 | 残す設問と、点数の低い項目 |
| 2 | 手順3（Plan） | 課題分析シート | 原因／課題／影響／関係する業務／関係する職種／優先的に解決すべき課題 1)2)3) | 優先して解決する3つの課題 |
| 3 | 手順3（Plan） | 改善方針シート | 改善する課題／改善活動案／実施する改善活動／課題解決の取り組み優先度／担当者 | 実施する改善活動と担当者 |
| 4 | 手順3（Plan） | 進捗管理シート | 活動のゴール／改善プロセス／担当者／期限／所要日数／振り返り | 3か月の計画と振り返り方 |
アンケートの回答が改善活動に変わるまでの対応（出所: 厚生労働省「改善活動の標準的なステップ」と課題分析シート・改善方針シート・進捗管理シートの各様式に基づき編集部作成）
1. 課題分析シートで、優先的に解決すべき課題を3つに絞る
課題分析シートの記入欄は、原因・課題・影響・関係する業務（任意回答）・関係する職種（任意回答）の5つです。最下部には「優先的に解決すべき課題」を1)2)3)の3枠で書く欄があり、次の工程へ持ち込める課題は3つに絞られます。
配った設問の平均点を出し、最も点数が低かった1項目を1行目に書く場合、埋めるのは点数ではなく原因と影響です。申し送りの共有漏れが最も低かったなら、原因（申し送りが勤務交代と重なるなど）と影響（同じ確認を次の勤務でやり直すなど）を言葉で書き、関係する職種を添えます。
2. 改善方針シートで、改善活動と担当者を決める
改善方針シートは、課題1)〜3)を列に取り、改善する課題・改善活動案・実施する改善活動・課題解決の取り組み優先度・担当者を行に持ちます。改善活動案を複数出したうえで、実施する1つを選ぶ構造です。
3つの様式がいずれも担当者欄を持つ点に、アンケートの回答を誰の担当かまで落とす設計があると、CareBase（ケアベース）は位置づけています。案を出した段階で止めず、実施する1つと担当者名まで埋めるのがこの様式の使い方です。
3. 進捗管理シートで、期限と振り返り方を先に入れる
進捗管理シートは、上部に活動のゴールと振り返り欄、下部に進捗管理表を持ちます。進捗管理表の列は、改善プロセス・担当者・期限・所要日数・実施事項です。手順3は「3か月程度の取組期間（PlanDoCheck）を目安として、具体的な計画を立てる」としており、期限は3か月を目安に置きます。
振り返り欄は2つに分かれ、定量的な振り返りは業務時間の変化、定性的な振り返りは職員の働きやすさとケアの質の変化を確認する形です。何を測るかは、活動を始める前に決めておきます。
生産性向上推進体制加算（取組の実績を毎年度報告することが求められる加算）を算定している施設は、測る項目をそろえられます。厚生労働省の別紙1「生産性向上推進体制加算に関する取組の実績報告書（毎年度報告）」は、報告項目を5つ定めています。利用者の満足度、総業務時間と超過勤務時間、年次有給休暇の取得状況、介護職員の心理的負担等の変化、タイムスタディ調査です。振り返りで測る項目をこの5つにそろえると、改善活動の記録と毎年度報告を同じデータでまかなえると、CareBase（ケアベース）は考えています。算定の可否は所管の自治体窓口で確認してください。アンケートは配って終わりではなく、3つの様式に書き写した時点で担当者と期限のある改善活動になります。
アンケートが空回りしないための3つの見直し点
アンケートが空回りするのは、最初に選ぶ課題が大きすぎるとき、意見が出る場になっていないとき、1回で終わるときの3つです。いずれも、配る前と配ったあとの進め方で防げます。
1. 最初に選ぶ課題は「取り組んでみたい」と思える大きさにする
厚生労働省のこんなときどうする？ ステップ2は、最初の課題選びについて「初めての取組の時は、どんなに重要な課題とわかっていても、できるならば、気後れするほど壮大で複雑な課題は避けたほうがいいです」としています。
配った設問のうち最も点数が低かった項目が、そのまま最初の着手先になるとは限りません。1回目の着手先は点数の低さだけでなく、3か月で形が見える大きさかどうかで選ぶほうが続くと、CareBase（ケアベース）は見ています。点数の低い上位3つのうち、最初の着手先になるのは期限を切れる課題です。
2. 意見が出ない場は、進行のルールを先に決める
同じページは、意見が出やすい場にする工夫として「『他の人の意見を否定しない』ルールや『立場や職種、経験に関わらず、みんな同じ立場で接する』ルールは重要です」と示し、沈黙についても「待つのも進行役の務め」としています。厚生労働省の業務の改善活動の支援・促し役のページは、進行役が「自身は中立な立場を意識することで、話し合いを誘導をしないよう心掛ける必要があります」と説明しています。
意見が出ないことは職員の姿勢の問題ではなく、進行のルールが決まっていないところから起きる問題だというのが、CareBase（ケアベース）の見立てです。集計結果を共有する会議の前に決めておきたいのは、否定しないルールと進行役の立ち位置です。
3. 取組の前後で同じ設問を聞き、変化を振り返る
同じ設問で2回測ると、変化が点数として残ります。ステップ5は「定性的な質問も入っているから、取組前後の回答結果を一緒に振り返る」として、取組の前後でアンケートを取る使い方を示しています。1回で終えると、点数の変化を比べる相手がありません。洗い出しの手順は介護の無駄な業務を洗い出す手順と減らし方もあわせて確認してください。
アンケートで挙がった手順のばらつきを全施設でそろえるなら CareBase（ケアベース）
アンケートで挙がった課題を仕組みに落とす手段は、3つの点で比べられます。手順や申し送りを動画・画像で残せるか、誰がどこまで確認したかを本部から確認できるか、記録と同じ画面で扱えるかの3つです。自施設に当てると、足りていない部分がはっきりします。
紙の手順書と口頭の申し送りだけでは、改訂した内容が全員に届いたかも、誰が未確認かも追えません。手順書を直しても、現場のばらつきは残ったままです。
CareBase（ケアベース）は、動画・画像・テキストをアップロードして法人独自のマニュアルを作成できます。更新履歴管理により、改訂版は全施設へ即時反映されます。本部は展開したコンテンツを全施設へ配信でき、誰が・いつ・何を・どこまで受けたかも一元把握できる仕組みです。導入している法人は100社以上です。
動画マニュアルの運用には、公開した動画を見た職員へのアンケートを回収する工程があります（本記事で扱う業務改善アンケートとは別のものです）。この視聴後アンケートの集計と分析は CareBase（ケアベース）が担当し、施設は結果を確認して次の撮影テーマを決めます。
手順のばらつきが挙がったものの、直した手順を全員に届ける方法が決まっていない施設、複数の施設でどこまで共有できたかを本部で確認したい法人に向いています。先に挙げた3つのうち、自施設で欠けているものが検討の起点です。
介護の業務改善アンケートでよくある質問
業務改善アンケートは何問くらいにすればよいですか？
決まった上限はありません。厚生労働省の課題把握シート（施設系サービス版）は31設問です。初めて実施するなら31問すべてを配り、直したい業務が決まっているなら関係する大項目だけを残せば7問から13問程度まで絞れます。自由記述に充てるのは、原因を聞く1〜2問までです。
業務改善アンケートはどのくらいの頻度で実施すればよいですか？
厚生労働省は手順3で「3か月程度の取組期間（PlanDoCheck）を目安」とし、手順6で「1年を目安にPDCAサイクルを回し、改善活動を継続させる」としています。PDCAサイクルは、計画・実行・確認・見直しを繰り返す進め方です。1年で1周する改善サイクルに合わせ、取組の前後で同じ設問を聞く形が基本になります。
アンケートは全職員に配るべきですか、委員会のメンバーだけでよいですか？
課題把握ツールは職員の人数分のファイルを作成する設計で、一人ひとりに配って集計する前提の様式です。委員会のメンバーだけで完結させると、現場で起きている課題が点数に表れません。配る範囲は目的に関係する業務に関わる職種で決め、その職種は全員に配ります。
CareBase（ケアベース）では、アンケートで挙がった手順のばらつきを動画マニュアルにして全職員へ共有できますか？
できます。動画・画像・テキストを組み合わせた法人独自マニュアルを作成でき、更新履歴管理により改訂版が全施設へ即時反映されます。誰が・いつ・何を・どこまで受けたかは、本部での一元把握が可能です。対応範囲はサービス資料で確認してください。
まとめ
介護の業務改善アンケートは、厚生労働省の課題把握シートから目的に関係する設問を絞って作り、集めた回答を課題分析シート・改善方針シート・進捗管理シートの順に移すと改善活動になります。分かるのは課題の在りかまでで、何をいつまでに誰が直すかは様式へ書き込んで決まります。まず目的を1つ決めて残す大項目を選び、次に同じ設問で測ったときの点数の変化を委員会の場で確認してください。
CareBase（ケアベース）は、手順や申し送りを動画・画像で残し、誰がどこまで確認したかを本部から追えます。手順のばらつきを全施設でそろえたい法人に向いています。
手順や申し送りを動画で残して全施設にそろえたい方へ
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介護ソフトの導入や見直しをご検討中の方は、まずは情報収集から始めてみませんか。
carebase（ケアベース）では、現場に定着する介護記録システムとして、多くの事業所でご活用いただいています。
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